"Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile;

- Legge di Parkinson

La Gestione del tempo funziona? Ecco i 5 Miti che ti incatenano impedendoti di ottenere i risultati voluti e i 6 passi per risolvere il problema.

Ci sono tanti metodi per la gestione del tempo, l'organizzazione e l'efficacia personale. Tuttavia la lamentela che sento più spesso riguarda il non riuscire a mettere in pratica le regole ed i consigli che questi sistemi suggeriscono. Vediamo allora quali sono i 5 miti di cui devi liberarti e cosa fare per ottenere risultati concreti nella tua vita.

1. Nella prima parte l'articolo di oggi risponde alle domande:
   • Ma la Gestione del tempo funziona davvero?
   • Perchè gli esercizi di gestione del tempo non funzionano con me?
2. Nella seconda parte 5 Accorgimenti per partire subito col piede giusto, scoperti osservando i tratti ed abitudini comuni di chi riesce a gestire il tempo in maniera strepitosa.
3. La terza e ultima parte invece propone i 6 passi necessari per far funzionare le tecniche di gestione del tempo.

Sommario

La Gestione del tempo funziona? Se ci sono tanti metodi vuol dire che..

Il mercato è pieno di metodi per la gestione del tempo: sono tra i best seller di amazon e sono tra i video più cliccati su youtube.

Perché tutto questo mercato? Beh la risposta non ti piacerà.

Se c'è continua domanda è perché le persone non riescono a tradurre in pratica questi sistemi, non riescono a trarne il beneficio sperato. Così continuano a sperimentare un metodo dopo l'altro, oppure rinunciano concludendo che per loro non è possibile gestire meglio il tempo, o forse che nel loro caso è diverso perché il tempo proprio non ce l'hanno.

Ad una prima occhiata, ciascun metodo sembra ragionevole, sembra avere senso. Ma allora perché la maggior parte delle persone non riesce ad utilizzarli proficuamente nella sua vita?

Dal GTD di Allen al nipotino ZTD di Babauta, dalla famosa matrice di Eisenhower al più basico metodo delle to do list, fino ad arrivare a Tony Robbins col suo RPM ed alla coppia Loher-Schwarts che guardano alla cosa da un punto di vista diverso, tutti i metodi sono validi e tutti hanno qualcosa da insegnarci, un'idea, uno spunto che può offrirci una soluzione.

Ma allora come mai per quanto risultino interessanti e pratici, non riusciamo ad applicarli alle nostre vite?

Per rispondere a questa domanda dobbiamo capire dove si annida l'ostacolo. Facciamolo analizzando 5 idee comuni e subdole sul time management.

PARTE 1: i 5 miti sulla gestione del tempo che ti tengono incatenato

Mito n 1: basta seguire le regole del metodo giusto e la tua vita cambierà

In questo mito c'è molto più di quanto sembri. Prima di tutto, non è il metodo che ti cambia la vita, ma sei tu che scegli di agire diversamente. Non possiamo controllare o gestire il tempo, possiamo gestire solo due cose: quello che facciamo concretamente (le nostre azioni) e la nostra mente (le decisioni che prendiamo e la nostra concentrazione).

Imparare e far funzionare un sistema di gestione del tempo richiede un periodo di adattamento, in cui fare delle scelte ed impegnarsi per il risultato che vogliamo.

Ci hanno venduto l'idea seducente della gratificazione istantanea: segui queste semplici regole ed il tuo problema sarà risolto (il sottinteso subdolo è che non dovrai faticare). Non sorprende che poi non otteniamo quello che vogliamo e ci sentiamo frustrati. Ma davanti a questa frustrazione cosa facciamo? Andiamo a cercare un altro metodo, vendutoci con la stessa promessa.

Mito n 2: il problema è che non c'è abbastanza tempo

Il problema del tempo in genere è, in realtà, un problema di focus. Quando sappiamo che dovremmo e potremmo fare quella cosa che rimandiamo da tempo (iniziare a fare una corsa nel parco, fare quella telefonata, rispondere a quelle email ecc), avvertiamo la resistenza, la riluttanza e ci tuffiamo in attività che ci distraggono. Improvvisamente sentiamo la tentazione irresistibile di riordinare il cassetto dei calzini in ordine di colore. Oppure, iniziamo a ruminare e ragionare tra noi e noi in attesa che quel senso di riluttanza scompaia. Inutile dire che nel frattempo si è fatto tardi...O ancora, finalmente abbiamo un ora libera per scrivere l'introduzione alla nostra tesi...ma proprio non ci va. Proprio non riusciamo a trovare la concentrazione. Trascorriamo il tempo nel tentativo di trovare il giusto focus, di cambiare il nostro stato invece che trascorrerlo a fare il da farsi.

Imparare a gestire il tempo significa principalmente sviluppare la capacità di gestire il focus e di agire quando serve. Il lasso di tempo che lasciamo passare tra la decisione e l'azione può essere il nostro peggior nemico.

Mito n 3: è una questione di forza di volontà

L'idea di doverci forzare a fare qualcosa che non ci va è al contempo un fardello (non fa che aumentare la resistenza) ed una scusa (non ci riesco perché non ho abbastanza forza di volontà).

Ma la forza di volontà (ammesso che esista) non ha nulla a che fare con la gestione del tempo e con la nostra efficacia. La soluzione non è lì.

Mito n 4: bisogna avere una forte motivazione

Se non abbiamo un buon motivo per fare qualcosa non lo faremo. Ma come mai anche quando il motivo ce lo abbiamo non riusciamo a ottenere i nostri obiettivi. L'industria della motivazione ci ha convinti che dobbiamo avere un obiettivo grandioso ed una forte motivazione e passione, no?...Beh, no!

La motivazione può essere il propulsore iniziale, quello che ci fa muovere il primo passo, che ci fa decidere di metterci in moto. Ma poco dopo, questo boost non potrà che affievolirsi. Se a quel punto non abbiamo un sistema che ci sostiene nel continuare a muoverci, abbandoneremo i nostri propositi.

E' quello che succede con i propositi di inizio anno: guardando all'anno passato ed alla nostra situazione attuale, sentiamo in noi una determinazione forte, vogliamo cambiare le cose. Promettiamo allora a noi stessi che otterremo finalmente il nostro obiettivo.

Già...peccato che già a metà gennaio abbiamo rinunciato (anche se forse continuiamo a dirci che non è così).

Prendere quella decisione ci fa sentire bene, pieni di energia e questo, in quel momento ci sembra sufficiente. Ma la decisione da sola non basta: se non è accompagnata da un piano e da un azione che compiamo oggi stesso, ci stiamo preparando alla delusione.

Mito n 5: Sensation seeking

Ecco che torna l'idea che ci hanno venduto. Ci serve un metodo che basta seguire e otterremo il nostro obiettivo. Nessuno sforzo richiesto. Bisogna essere motivati: se hai una forte motivazione vedrai il tuo obiettivo realizzarsi....si beh, come nello specifico?

Realizzare un progetto, fare un cambiamento di vita, migliorare la qualità della vita, sono cose che richiedono tempo, attenzione, azioni costanti e ripetute e, molto spesso, un insieme di azioni che non hanno niente di attraente o di motivante, ma vanno fatte. Questa idea del tutto e subito, del peak state perenne continua a guidarci nella direzione opposta al nostro obiettivo.

Che cosa vuoi? Vuoi davvero un sistema per gestire meglio il tempo e migliorare la qualità della tua vita? O vuoi l'ebbrezza di aver trovato un nuovo metodo, la piacevole iniezione di energia che senti davanti ad una novità?

Ottenere risultati è il frutto dell'azione, della costanza. Se vuoi risultati preparati a fare anche quando non ti va e preparati a fare anche cose che non ti vanno.

E allora?

Per essere davvero efficaci, bisogna lasciarsi alle spalle questi 5 miti ed iniziare a sviluppare una cultura dell'azione, del fare. La cosa migliore da fare è crearsi un sistema che renda rapido ed automatico il passaggio dalla decisione all'analisi all'azione.

PARTE 2: Risolvere il problema ovvero La Gestione del tempo: strumenti concreti per ottenere risultati

Come far funzionare la gestione del tempo anche su di te: i 5 hacks che utilizzano gli esperti per iniziare a usare meglio il proprio tempo, da oggi stesso.

Abbiamo scoperto cosa ci impedisce di partire davvero. Vediamo ora come risolvere il problema.

Come abbiamo visto, tutti i metodi sono potenzialmente validi. Ognuno però fa leva su strategie diverse e funzionerà per te solo se hai già quellle stesse strategie come tuo modus operandi.

Ad esempio, GTD fa molta leva sull'analisi minuziosa e la pianificazione, oltre che su una buona dose di autodisciplina. Se non hai queste propensioni, difficilmente riuscirai a trarre beneficio da quel sistema.

Il metodo Loher-Schwarts, per contro, fa leva su una buona capacità di autoascolto, sulla sensibilità verso il proprio corpo. Se non hai una consapevolezza corporea ben addestrata, non trarrai il meglio da quel metodo e potrà sembrarti strano o privo di punti di riferimento.

Lasciamo allora da parte i metodi e concentriamoci su alcuni tratti ed abitudini comuni alle persone che riescono a gestire il loro tempo in maniera efficace.

Hack n 1: inizia piccolo, inizia subito

La cosa migliore che puoi fare è iniziare facendo piccoli passi ma immediati. Piccole azioni che non richiedono tempo ed analisi lunghe per essere messe in pratica. Il segreto è tanto semplice quanto elusivo: l'azione da compiere deve essere fattibile. Se pianifichi un azione che percepisci come fattibile, alla tua portata, che non richiede sforzi eccessivi, la farai senza girarci troppo intorno.

Qui è importante che trovi il giusto equilibrio tra fattibilità ed utilità. Se percepisci l'azione come fattibile ma ti sembra "troppo poco" per essere utile, non la farai.

Lo scopo di questo passo è ridurre il tempo che impieghi tra quando dovresti compiere un azione e quando (e se) effettivamente la metti in atto. Più ti sembra difficile, impegnativa ecc, più metterai tempo davanti alla sua realizzazione, esitando e rimandando, più è probabile che non agirai.

Iniziare con passi molto piccoli ha un doppio vantaggio: primo, sei partito, secondo, lo sforzo richiesto è poco, così continuerai ad agire e prima che te ne possa rendere conto avrai creato un'abitudine, un pezzo di un sistema che ti porterà i risultati che vuoi.

Hack n 2: inizia sporco, poi affina

Questo non è che il naturale proseguimento del punto precedente. Quando si tratta di produttività, il perfezionismo può essere il tuo peggior nemico. Ma già mi sembra di sentire le obiezioni "Frank, ci starai mica dicendo che dobbiamo abbassare i nostri standard???". No, certo che no. Sto dicendo che avere degli standard deve essere un vantaggio, non un ostacolo. E allora, il primo obiettivo da porsi è mettere il sistema in piedi. Sporco, grezzo, traballante...

Ad esempio, vuoi iniziare a meditare ogni mattina per 30 minuti? Ok ma non hai il tempo, dovresti alzarti mezz'ora prima ecc.

Bene, ci provi la prima mattina, ti alzi con qualche minuto di ritardo, cerchi di fare in fretta, ma ormai il tempo è poco, 30 minuti non puoi certo farli...vabè, dai per oggi è saltata ma da domani giuro che.....

No, no, fermo. Le frasi del tipo "da domani giuro che" servono solo per compensare il senso di colpa e fallimento momentaneo e ti danno l'illusione che la determinazione domani sarà più forte. Non è così.

Anche se hai solo 10 minuti, siediti e medita. Inizia piccolo, inizia subito, inizia sporco!! Fallo lo stesso. Male, scomodo, con la fretta ma fallo. Ricorda, il primo obiettivo è mettere su lo scheletro del sistema. Poi, pian piano rifinirai fino ad averlo esattamente come vuoi. Le diete si possono iniziare anche di giovedì e dall'ora di pranzo.

Hack n 3: crea una coazione ad agire

Abituati ad agire. Nel dubbio, agisci. Quando c'è qualcosa che non sai, quando stai esitando...fai qualcosa di concreto. Trasforma ogni "non so" in "scopriamolo". Trasforma ogni esitazione in azione.

Molte persone che non riescono a gestire bene il loro tempo, usano una strategia secondo cui, prima di poter entrare in azione devono avere le idee totalmente chiare, devono sapere tutto quello che c'è da sapere o, peggio ancora, devono sentirsi di un umore particolare, essere in uno stato particolare.

L'industria dello sviluppo personale, da questo punto di vista, ci ha dato un cattivo servizio. L'idea di dover essere in stato prima di poter agire ha creato un problema serio di procrastinazione. Tante, tante, tantissime persone hanno nelle loro strategie di motivazione un passaggio assolutamente non necessario, secondo cui se non sono "in stato" devono fare qualcosa per cambiare il loro stato. Questa operazione può richiedere da diversi minuti a diverse ore. Inutile dire che non è un metodo economico in termini di tempo. Questo loop, può tenere intrappolata una persona nell'inazione.

Abituati ad agire anche quando non ti va. Anche se in quel momento non sei dell'umore giusto. Nella stragrande maggioranza dei casi, il tuo stato cambierà nel giro di qualche minuto. E, come ogni capacità, più ti abitui ad entrare in azione presto, più il tuo stato cambierà velocemente. Avrai creato così un circolo virtuoso.

Quando siamo sul momento di agire c'è un attimo, che io chiamo magic spot, in cui abbiamo la scelta se assecondare il dubbio, l'esitazione, l'inerzia o agire. Quanto più tempo lasciamo passare, tanto più è probabile che quell'esitazione, quella sensazione di pigrizia si ingrandisca. E' così che finiamo per trovarci su facebook invece che a lavorare: quella piccola sensazione di disagio ci porta a cercare attività con cui distrarci.

Agisci rapidamente e tutto questo sarà solo un ricordo.

Hack n 4: la preparazione logistica è meglio di Tony Robbins

Per questo suggerimento dobbiamo ringraziare lo Zio Hack di Migliorati.org. Organizza il tuo ambiente in un modo che sia facile, molto facile fare quello che devi fare. Quanto più lo rendi facile tanto meno ti servirà la motivazione o la forza di volontà. Dobbiamo creare un sistema che si autoalimenta, non uno che ci richiede di essere fortemente motivati (specialmente di prima mattina...please). Predisponi quello che ti serve in anticipo, in modo che al momento giusto non devi interrompere il flusso per cercare le scarpe da running...dove le avevo messe...boh...e poi con questo freddo...vabè si sta facendo tardi, quasi quasi faccio due jumpin' jack qui in casa e a correre ci vado domani.

Non mettiamoci nella condizione di trovare scuse e non contiamo troppo sulla motivazione, è una trapola. Puoi essere determinato come Rambo quando prendi la decisione che farai xyz, ma non hai garanzie che quella stessa determinazione sarà lì con te al momento di farlo davvero. Questa è una trappola in cui è fin troppo facile cadere.

Hack n 5: fidati della tua inaffidabilità

Dimenticherai di fare le cose che hai deciso. E' naturale, è umano. Il tuo cervello, quel pigrone che pensa solo a conservare energie ed a preservare lo status quo, ti farà distrarre e dimenticare del tuo impegno...altro che motivazione.

Ti ritroverai in auto diretto verso l'ufficio alle 8.40 e solo allora ricorderai che avevi deciso che da stamattina avresti fatto streching prima della doccia.

Fidati, sei inaffidabile. Assicurati di creare un sistema di reminders. Ne parliamo meglio tra poco.

PARTE 3: Crea il tuo sistema personalizzato in 6 passi

Dopo aver risposto alla domanda "la Gestione del tempo funziona davvero?", Sfatati i 5 miti e con queste regole in mente, adesso siamo pronti per creare il tuo sistema di gestione del tempo.

Puoi certamente attingere ai sistemi già esistenti, ma ti suggerisco di farlo solo per trarre spunti e idee dalle tecniche specifiche e di concentrarti, per il momento, sul creare un sistema su misura per te usando questi semplici suggerimenti.

Per fare un esempio, Manolo consiglia:

• La regola dei 2 minuti.
• La regola del TRE per focalizzarti sui tuoi obiettivi.
• La guida definitiva per mantenere i propositi di inizio anno.

Prima di iniziare, ricorda che migliorare la propria  capacità di gestire il tempo è un processo che va seguito ed affinato in un arco di tempo. Non ci sono soluzioni magiche. Ma ci sono soluzioni concrete che possono fare la differenza nella tua vita e nei tuoi risultati.

Step 1: prima di cambiare, misura

Come fai a sapere cosa cambiare del tuo modo di gestire il tempo? Come sai dov'è il problema?

Prima di tutto, prendi carta e penna ed inizia a monitorare cosa fai durante una giornata e come usi il tmepo.

In particolare, presta attenzione e traccia

1. cosa vuoi realizzare durante la giornata
2. cosa riesci realmente a realizzare delle cose che ti eri proposto
3. quanto tempo ci è voluto per ciascuna
4. quali sono i momenti e le attività in cui spreco del tempo

Fa tua questa pratica per due settimane.

Alla fine di questo periodo, poniti alcune domande:

• tendo ad essere accurato nel valutare quanto tempo richiede un compito? O tendo a sottovalutarlo o sopravvalutarlo?
• mi do più cose da fare di quante riesco a maneggiarne? O meno?
• qual'è il numero e la tipologia di tasks che riesco a gestire in una giornata tipo?
• facendo un calcolo approssimativo, quanto tempo ho l'impressione di sprecare in un giorno?

Spero vivamente che alla fine delle due settimane sarai stupito (e magari disgustato) nello scoprire quanto tempo hai a disposizione e quanto lo usi male.

O magari scoprirai che non è così, che usi piuttosto bene il tuo tempo.

In ogni caso potrai riconoscere quali sono le tue tendenze e farti un'idea di cosa devi cambiare o migliorare.

Step 2: elimina il check continuo

Ormai siamo abituati ad un perenne scanning dell'ambiente circostante, come se aspettassimo chissà che novità da un momento all'altro. Siamo così abituati che ci sembra la normalità. Smartphone, tablet, email, fb, twitter...una notifica dopo l'altra ci mantengono in uno stato perenne di attenzione parziale.

Ma questa attenzione ridotta ha un prezzo: la performance umana è un flow, ha un ritmo suo proprio. Se continuiamo a interromperci non entriamo mai pienamente in quel ritmo e le nostre prestazioni ne risentiranno pesantemente in termini di qualità e di tempo richiesto.

Il metodo più semplice, più immediato e pratico per fare un salto di qualità in questa direzione è ridurre sensibilmente - se proprio non riusciamo ad eliminare - il numero di volte in cui controlliamo il cellulare e l'email.

Datti un tempo: a tale ora controllerò. E fino ad allora spegni il telefono (si, sembra pazzesco, lo so, ma il cellulare si può anche spegnere) ed il pc.

Oh andiamo, non trovare scuse: se col pc ci lavori chiudi almeno le finestre con l'email e facebook.

Se ti sembra troppo complicato, vai a rivedere le 5 regole: inizia facile, datti tempi brevi per iniziare a disassuefarti, ma fallo subito. Una volta che scoprirai che col cellulare spento non accodono catastrofi e che la tua produttività decolla (e pure il tuo stato), sarà facile allungare i tempi.

Puoi contattare le persone che possono aver bisogno di te dicendo loro che controllerai messaggi, telefonate ed email alle ore xyz ma fino ad allora sarai irrangiungibile.

Insomma con un po' di fantasia si può fare.

Step 3: blocchi puliti e protetti

Si tratta di un concetto piuttosto noto tra i sistemi di produttività personale. Significa darsi un tempo durante il quale lavorare a qualcosa. Diciamo che ti dai 45 minuti per lavorare ad un capitolo che stai scrivendo (ma potrebbe essere fare delle telefonate, disegnare, allenarsi...qualunque cosa). Organizzati in modo che in quei 45 minuti il tuo focus sia solo su quello che devi fare e nient'altro: telefono spento, notifiche disattivate, nessun disturbo.

Blocchi protetti da interruzioni e distrazioni.

Ogni blocco seguito e separato dal successivo da una pausa.

Proteggere il proprio FOCUS è fondamentale per la gestione del tmepo e l'efficacia personale. L'importanza di questa cosa non si può sopravvalutare.

Nota che ho scritto "proteggere il FOCUS", non il tempo. Infatti, ricorda: il problema non è il tempo ma il focus.

Step 4: che cosa vuoi?

Non mi dilungherò troppo su questo punto dato che è quello maggiormente trattato in tutti i sistemi. Puoi usare la Regola del 3 di Meier o qualunque altro metodo.

In sostanza si tratta di predisporre una routine mattutina in cui chiederti: cosa voglio realizzare oggi? Quali sono 3 (massimo 3, mi raccomando, se sei agli inizi con questi metodi, 2 è meglio) cose a cui voglio dare priorità oggi?

L'unica raccomandazione che ti faccio è vai sul concreto, Descrivi le cose che intendi fare in termini comportamentali, usando verbi che descrivono azioni chiare.

• Correre per 30 minuti vs tenermi in forma.
• Leggere 10 pagine del libro xyz vs prendermi cura della mia cultura.
• Fermarmi a conversare con la barista sorridendo vs essere socievole.
• E così via.

Avrai tutto il tempo di affinare, rifinire, perfezionare e decidere meglio cosa vuoi ottenere. Ma ricorda inizia piccolo, inizia subito.

Step 5: reminders

Come promesso torno sul tema.

Assicurati di predisporre un sistema che ti ricordi di fare quanto hai deciso. Può essere un alert sul cellulare, può essere un post it fosforescente sulla maniglia della porta, dove non puoi non vederlo, può essere un amico a cui hai dato 200 euro con il patto che te ne deve restituire 5 ogni volta che fai la cosa decisa ecc Trova il tuo sistema ma assicurati di avere un modo per ricordarti di agire.

Step 6: revisione revisione revisione

Questo aspetto è talmente importante che, se da questo articolo non ti porti a casa nulla tranne che questo, hai comunque uno strumento per fare un salto di qualità. Non c'è azione che valga la pena compiere se non è seguita da un'accurata revisione.

• Cosa ho fatto bene?
• Dove devo migliorarmi? Cosa posso fare, in concreto, per riuscirci?
• Come ho usato il mio tempo oggi?
• Ho fatto tutto quello che mi ero proposto? Se si, bene, posso premiarmi. Se no, perchè? Ho messo troppe cose? Ho esitato?

Questo lavoro di revisione, fatto ogni giorno ti farà fare un salto di qualità così grande che tra qualche mese stenterai a riconoscerti.

Ti permette infatti di valutare la tua performance, apportare modifiche, sperimentare nuove vie. Per questo partiamo "sporco": affineremo così tanto e così bene grazie alla revisione, che in partenza non dobbiamo preoccuparci che sia tutto chiaro e perfetto e ci possiamo concentrare sull'azione.

Ma occhio: anche fare la revisione è un'abitudine e, come tale, bisogna rispettare le 5 regole.

 

E allora?

E allora  datti un obiettivo raggiungibile e parti: parti piccolo e parti subito. Persevera con pazienza e prima che possa accorgertene avrai fatto passi da gigante.

E ora dimmi: cosa farai oggi?