Getting Things Done di David Allen, spiegato in modo semplice

“Accetto il caos, non sono così sicuro che esso accetti me.”
- Bob Dylan

Il sistema "Getting Things Done" (GTD) di David Allen è, sulla carta, a prova di bomba. Quando poi si inizia a seguire il metodo spesso ci si accorge che è troppo stringente per essere gestito. Probabilmente nel lungo periodo  il sistema funziona benissimo, ma i costi di creazione sono davvero alti e non conosco nessuno che sia riuscito ad applicarlo alla lettera.

Ma come in ogni cosa non c'è bisogno di applicare tutto alla lettera per migliorare. Basta applicare un po' le basi e si avranno già dei miglioramenti.

In questo articolo ti racconto quindi "Getting Things Done" di David Allen molto semplificato, quasi banalizzato. Da quando ho seguito il corso ha anche cambiato i nomi delle fasi (che rimangono 5)

Se c'è qualche esperto che pratica il sistema e vuole aggiungere qualcosa, è il benvenuto.

L'intenzione dietro il sistema

Il sistema si basa su due domande:

• Descrizione del risultato di successo
• Prossima Azione

In soldoni devi prendere le "cose" che girano in casa e sulla scrivania alle quali stai dedicando tempo, attenzioni, preoccupazioni e  fare in modo che si trasformino in un progetto, oppure un'azione (vedremo più sotto il flusso)

I 5 passaggi del Getting Things Done

• Raccogli
• Processa
• Organizza
• Controlla
• Fai

Passo 1: Raccogli

L'intenzione è di togliersi i pensieri dalla testa, raccogliendo tutto in pochi punti per essere sicuri di svuotare periodicamente

Per prima cosa fai un brain dump: prendi un foglio (o due), una biro e scrivi TUTTO quello che ti viene in mente quando rispondi alla domanda: Che Pensieri / idee / progetti hanno la mia attenzione?

Questo passaggio è SUPER importante in qualsiasi sistema di gestione del tempo. Il cervello ha una memoria a breve termine molto limitata e avere per la testa qualcosa ti impedisce di essere produttivo (non puoi nemmeno pensare di fare deep work se hai pensieri)

Io nella mia versione super minimale del Bullet Journal (Quick and Dirty BuJo) scrivo TUTTO.

Rileggi i fogli che hai scritto, cosa ne viene fuori? Una serie di cose che per natura sono e rimangono aperte a meno che non si decida di dedicare un momento a chiuderle.

Accordi

Gli accordi quando si tirano per le lunghe prosciugano le energie. Il problema non è infatti avere nuove idee, ma liberarsi delle cose vecchio per fare spazio a queste idee. David Allen suggerisce di:

• Mantenere i patti dove possibile.
• Rinegoziare l'accordo dove possibile
• Non farli proprio in futuro

i 3 posti dove raccogliere le "cose" per il metodo Getting Things Done

• scatole fisiche
• Quadernoni
• in formato digitale (cartaceo o registrazione)

Passo 2: Processa

Due domande guidano questo passaggio del GTD:

• Qual'è il risultato più ampio? / Come saprò quando ho fatto?
• Di cosa ho bisogno per iniziare? / Ho tutto quello di cui ho bisogno?

Per esempio, voglio mettere a posto l'ufficio: come faccio a sapere che è in ordine? Per me, "in ordine" vuol dire avere tutti i libri a posto, zero folderoni aperti in giro e scrivania con sopra una biro e un foglio.

Di cosa ho bisogno per iniziare? Buttare via la carta inutile, scrivere appunti (tipo quelli che stai leggendo), controllare se devo montare delle mensole.

Cosa fare quindi quando ti viene in mano una "cosa" ?

Chiediti:

• Cosa è?
• Qual'è la prossima azione fisica?
• In quale tipo di macro area va inserito?
• E' parte di un risultato che richiede diversi passaggi?

5 cose tipicamente possono succedere:

• Inserire questa cosa in un "progetto". Trova l'obiettivo più grande e inseriscilo nella sezione progetti apposita.
• trovare del tempo in agenda per quando farai qualcosa
• considerare l'azione di questa "cosa" finita. Selezionare la prossima azione
• Trovare cosa blocca l'azione su questa cosa specifica
• Cancellarla

Le email e la carta vanno gestite allo stesso modo per avere un Zero Inbox.

Email vanno spostate in folder - Azione - In attesa (che poi vanno guardati sistematicamente) lo stesso per la carta: Leggi / Studia

Passo 3: Organizza

Crea un folderone A - Z con tutto quello che può servire. Devi avere tutto a portata di mano (massimo 60 secondi a catalogare tutto), altrimenti va a finire che non metti via nulla e riempi la scrivania di immondizia.

Ogni anno dai un pulita totale e profonda.

Passo 4: Controlla

Il controllo settimanale (weekly review del GTD) è un passo vitale. Devi prenderti del tempo di qualità - fuori dai compiti giornalieri - per gestire le cose nuove e fare il punto della situazione di quello che succederà.

Questo vuol dire raccogliere tutti i fogli volanti, gestire gli appunti, controllare le date sul calendario, fare lo svuota testa / brain dump indicato al passo uno e controllare tutti i folder creati (tipicamente: progetti, next action, in attesa, da gestire, checklist & flussi, in futuro), muovere e buttare quello che non serve.

Passo 5: Fai

Ecco il passo più importante del GTD: l'azione. Gli ostacoli all'azione sono:

Ostacolo 1: L'apatia

Se è Ok fare, ricordati che è ok anche non fare, parti da qualcosa piccolissimo

Ostacolo 2: troppo grosso o complesso

E' facilissimo sentirsi schiacciati da un compito grosso... pensa solo alla prossima azione

Ostacolo 3: sconforto

fisico, emotivo, paura di essere troppo controllati

Come scegliere quale azione fare?

• Guardiamo il contesto. Cosa posso fare nella situazione in cui sono?
• Tempo disponibile. Quanto tempo ho?
• Risorse. Quante energie / denaro ho ?
• Priorità

Possiamo anche decidere se fare il lavoro mano mano che appare, decidere dei momenti in cui fare quello che c'è, decidere quale lavoro fare.

IL GTD poi usa un sistema di prioritizzazione complesso che non ho mai capito bene :-P e che quindi non riporto qui

Io quindi consiglio di usare la classica tabella Urgente - Importante che non si sbaglia Mai

Approfondimenti:

• Il Sito ufficiale.
• Trucchi per gestire il GTD - in inglese
• Altro link in inglese su Tutsplus.com

David Allen

Detto, fatto! L'arte di fare bene le cose.

Gestione del tempo

Di cosa parla: Cosa ne penso: Questo è uno dei primi e più famosi metodi di gestione del tempo. Un sistema molto analitico e sulla carta perfetto. Ha un piccolo problema: non conosco nessuno che è mai riuscito ad applicarlo sul lungo periodo o che sia riuscito a essere più produttivo applicandolo. Non sto dicendo che…

Schema riassuntivo dei concetti del libro

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Note

Note: Come dicevo sopra, Il Getting Things Done è un sistema decisamente complesso, di cui non sono mai riuscito a impadronirmi. Le note hanno banalizzato un po tutto il sistema.

Nota 2: Una pianificazione efficace è parte del GTD. Ne parlerò in un altro articolo.