“Sai che dovresti concrentrarti sul viaggio di lungo periodo, sul costruire la basi, trovare nuovi cliente o finire la tua tesi.
Invece c’è una coda di cose urgenti, tutte giustificabili, che richiedono te e soltanto te per essere risolte. E così procedi, mettendo da parte le cose importanti in favore di quelle urgenti.
Ovviamente, ognuno ha avuto questa sfida da affrontare, ma qualcuno riesce a mettersela alle spalle. Anche tu, l’ultima volta che hai fatto un passo in avanti sostanzioso. Pensaci – tutte quelle cose così urgenti qualche anno fa: chi le sta sistemando adesso?
La ragione per cui andiamo verso l’urgente è la sensazione di competenza che ne deriva. Siamo bravi. Non lo eravamo prima ma adesso si.
Le cose importanti invece sono avvolte dalla paura, dall’incertezza e dal rischio del fallimento.
Adesso che sai il perché, puoi danzare con esso…”
Dopo questa bella introduzione di Seth Godin possiamo partire
Contenuti
Matrice Importante – Urgente ( impara a gestire le priorità e liberare tempo )
“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
– Dwight Eisenhower
Matrice Importante – Urgente è stata lanciata alla grande da Stephen Covey nel seminale ”Le sette regole per avere successo (The 7 habits of highly effective people). Personalmente l’ho scoperta nel libro di Mario Furlan – Risveglia il campione in te (link), che è un po un’accozzaglia di concetti ma mi era piaciuto assai ai tempi.
E’ il cosidetto Metodo Eisenhower, attribuito al presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, ed è descritto in una citazione attribuita a lui: “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.
Cosa è la Matrice Importante – Urgente
E’ un modello semplice da capire e da applicare per gestire le priorità e liberare tempo:
Come funziona la Matrice Importante – Urgente ?
Cito (a braccio) Mario perchè è chiarissimo: “In questo momento per me è importantissimo avere un figlio: dire che è la cosa più importante della mia vita. Ma non è urgente: posso averlo tra un anno,o due o tre, non importa.
Invece è urgente rinnovare l’abbonamento al mio quotidiano preferito: scade domani e se non pago non me lo recapitano più a casa. Ma è cosi grave? Non per me: posso benissimo fare a meno del giornale per qualche giorno.”
Già la descrizione per me è stata una rivelazione… Non tutte le cose sono importanti uguali e solo perchè una cosa è urgente non vuol dire che sia importante. mi ha cambiato molte cose questa presa di coscienza.
I compiti “urgenti” sono le cose che ti fanno reagire: email, messaggi, news… mentre invece le cose importanti sono quelle che contribiuiscono alla nostra missione di vita, agli obiettivi e ai nostri valori.
Separare queste cose è facile, e ma matrice di Eisenhower da un metodo di lavoro per prendere decisioni. Ecco la Matrice Importante-Urgente:
Clicca sopra per vedere la Tabella in formato Grande Stampabile
Partiamo dal basso a Sinistra con
Quadrante 3 – NON importante & URGENTE
Sono le distrazioni, le chiamate da un’ora inutili, i meeting-maratona aziendali, il controllare la mail ogni 3 minuti, rispondere agli SMS ( o peggio ancora a WhatsAPP, che è lo zenith di questo quadrante): a fine giornata sei polverizzato e non hai combianato nulla.
Impara a dire di no e liberati dei compiti immondizia di questo quadrante (delega o Automatizza)
La qualità della vita migliorerà sensibilemente.(leggi articolo su come lo Smartphone ti sta rendendo stupido)
Preoccupiamoci di un quadrante migliore di questo:
Quadrante 1 – NON Importante NON Urgente
Sono i ciuccia tempo:
- televisione,
- Youtube,
- mail,
- chattare
tutte cose che forse sono anche divertenti e utili per “rilassarsi” (notate le virgolette) ma di cui devi liberarti il prima possibile. E’ Ok guardare la Tv se SCEGLI di vederti un film ma non è OK rimanere lobotomizzati per 4 ore, da quando finisci di lavorare a quando vai a dormire. (vedi Dieta digitale ) – E’ probabilmente la fase più facile da superare, dato che mancando l’urgenza molte cose cadono nel dimenticatoio. Cancella le cose qui
Quadrante 4 – IMPORTANTE – URGENTE
Dato che non tutto va come preventivato e succedono degli imprevisti questa è l’area che non si può evitare: per quanto le urgenze siano stressanti, le cose importanti vanno portate a termine.
E’ il quadrante più pericoloso, perchè al contrario dei precedenti che sono sacrificabili questo impone all’azione e sappiamo benissimo che lavorare sotto stress continuo fa malissimo alla salute e all’efficenza.
Quando una cosa è qui, falla e falla SUBITO e fai in modo che nulla entri qui.
In teoria sul medio periodo qui dovrebbero esistere solo gli imprevisti di un certo peso:
- Parente all’ospedale
- Infortuni vari
- Crisi aziendale (collega che vuole licenziarsi)
Quadrante 2 – NON Urgente & IMPORTANTE
Questo è il miglior quadrante e dovresti impegnarti per fare in modo che TUTTE le tue attività ricadano in quest settore.
Qualche esempio:
- Attività fisica
- Leggere un libro
- fare il genitore
- Gestire un progetto (in maniera proattiva) al lavoro
Lavora solo per le cose davvero importanti per te e per di più senza lo stress di doverle fare per “ieri”.
Qualche appunto
Se non siamo abbastanza disciplinati da fare qualcosina tutti i giorni nella direzione giusta (ovvero il 4 quadrante) in breve tempo la maggior parte delle cose andrà a intasare il quadrante 4 (urgenti e importanti) , che come dicevo è il più pericoloso e stressante: tutto diventa un’emergenza.
Il nostro focus sarà quindi quello di impegnarci giornalmente nel separare i nostri compiti e metterli nel quadrante giusto. Non rimandate le cose importanti all’infinito fino a quando sono una faccenda di vita o di morte. Le urgenze succedono ma lavoriamo per tenerle al minimo !
Elimina prima di ottimizzare
Questa è stata ( e lo è ancora adesso) un’area di miglioramento: sforzarmi a prendere delle decisioni e cancellare ogni compito che non mi porta verso la mia missione di vita.
Cosa si può cancellare?
Diciamoci la verità, spesso avere tutti questi tool di produttivita, ottimizzazione e gestione del tempo per evitarci la domanda critica: “Ne ho davvero bisogno? Devo davvero farlo?”
Per chi è come me l’essere impegnato su 100 fronti e cercare di ottimizzare ( o lavorare la notte, come adesso :-) è molto più facile che prendere la decisione di cancellare un compito.
Essere impegnati è una forma di pigrizia – pensiero pigro e azione indiscriminata
– Tim Ferriss
Trovo quindi la matrice di Eisenhower Method particolarmente utile perchè mi spinge a scegliere quello che è necessario e muore le cose nel riquadro “Cancellare” invece che fare il mulo su cose che non portano a nulla… E diciamoci la verità: cancellare tutte le cose inutili libera tanto di quel tempo che le strategie di ottimizzazioni non sono nemmeno cosi “urgenti” ;-)
Altra nota: se non si hanno degli obiettivi verso cui andare è difficile cosa cancellare. Chiediti quindi:
- Lavoro per andare verso cosa?
- Quali sono i miei valori ?
Eisenhower Method è quindi perfetta ?
no, però è un attrezzo molto utile e decisamente veloce da implementare.
Aggiungiamo un pizzico di Sale al modello
Una mia aggiunta ( da fare quando si è capito come funziona la tabella) è il COSTO dell’attività. Non solo in fatto di denaro, ma sopratutto di tempo e risorse mentali e fisiche. David Allen nel GTD (= Getting Thing Done / detto Fatto) ne parla… se una cosa ha bisogno di due minuti… falla subito.
Come si rapporta con gli altri sistemi di Gestione del tempo ?
Molto bene:
- ABCDE di Brian Tracy – Il sistema secondo me si integra perfettamente con “ABCDE method” di Brian Tracy. http://www.briantracy.com/blog/personal-success/the-abcde-method-for-setting-priorities/
- GTD di Allen – Non uso il GTD (un po troppo macchinoso, non sono riuscito a farlo mio per ora…) http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
Tool Online
- https://ballertodo.com
Abbiamo Parlato di
Autore: Mario Furlan
Titolo: Risveglia il campione in te
Compralo su: Macrolibrarsi – Il giardino dei libri –
Autore: Stephen Covey
Titolo: Le Sette Regole per Avere Successo
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Autore: Brian Tracy
Titolo: Non Fare lo Struzzo! (Eat the frog)
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Autore: David Allen
Titolo: Detto, fatto! L’arte dell’efficienza (Get Things Done)
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