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Matrice Importante – Urgente ( impara a gestire le priorità e liberare tempo )
matrice importante urgente - eisenhower
Matrice di eisenhower (importante vs urgente): dove si colloca il fatto di essere SEMPRE connessi?
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Matrice Importante – Urgente ( impara a gestire le priorità e liberare tempo )7 min read

L'articolo in due parole:

Matrice Importante – Urgente per gestire le priorità e liberare tempo – Cosa è, come funziona, come applicarla e qualche aggiunta utile

“Sai che dovresti concrentrarti sul viaggio di lungo periodo, sul costruire la basi, trovare nuovi cliente o finire la tua tesi.

Invece c’è una coda di cose urgenti, tutte giustificabili, che richiedono te e soltanto te per essere risolte. E così procedi, mettendo da parte le cose importanti in favore di quelle urgenti.

Ovviamente, ognuno ha avuto questa sfida da affrontare, ma qualcuno riesce a mettersela alle spalle. Anche tu, l’ultima volta che hai fatto un passo in avanti sostanzioso. Pensaci – tutte quelle cose così urgenti qualche anno fa: chi le sta sistemando adesso?

La ragione per cui andiamo verso l’urgente è la sensazione di competenza che ne deriva. Siamo bravi. Non lo eravamo prima ma adesso si.

Le cose importanti invece sono avvolte dalla paura, dall’incertezza e dal rischio del fallimento.

Adesso che sai il perché, puoi danzare con esso…”

Dopo questa bella introduzione di Seth Godin possiamo partire

Matrice Importante – Urgente ( impara a gestire le priorità e liberare tempo )

matrice importante urgente - eisenhower

“La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

– Dwight Eisenhower

Matrice Importante – Urgente è stata lanciata alla grande da Stephen Covey nel seminale  ”Le sette regole per avere successo (The 7 habits of highly effective people). Personalmente l’ho scoperta nel libro di Mario Furlan  – Risveglia il campione in te (link), che è un po un’accozzaglia di concetti ma mi era piaciuto assai ai tempi.

E’ il cosidetto Metodo Eisenhower, attribuito al presidente degli Stati Uniti Dwight D. Eisenhower, ed è descritto in una citazione attribuita a lui: “La cosa importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante”.

Cosa è la Matrice Importante – Urgente

E’ un modello semplice da capire e da applicare per gestire le priorità e liberare tempo:

Come funziona la Matrice Importante – Urgente ?

Cito (a braccio) Mario perchè è chiarissimo: “In questo momento per me è importantissimo avere un figlio: dire che è la cosa più importante della mia vita. Ma non è urgente: posso averlo tra un anno,o due o tre, non importa.

Invece è urgente rinnovare l’abbonamento al mio quotidiano preferito: scade domani e se non pago non me lo recapitano più a casa. Ma è cosi grave? Non per me: posso benissimo fare a meno del giornale per qualche giorno.”

Già la descrizione per me è stata una rivelazione… Non tutte le cose sono importanti uguali e solo perchè una cosa è urgente non vuol dire che sia importante. mi ha cambiato molte cose questa presa di coscienza.

I compiti “urgenti” sono le cose che ti fanno reagire: email, messaggi, news… mentre invece le cose importanti sono quelle che contribiuiscono alla nostra missione di vita, agli obiettivi e ai nostri valori.

Separare queste cose è facile, e ma matrice di Eisenhower da un metodo di lavoro per prendere decisioni. Ecco la Matrice Importante-Urgente:

Clicca sopra per vedere la Tabella in formato Grande Stampabile

Partiamo dal basso a Sinistra con

Quadrante 3 – NON importante & URGENTE

Sono le distrazioni, le chiamate da un’ora inutili, i meeting-maratona aziendali, il controllare la mail ogni 3 minuti, rispondere agli SMS ( o peggio ancora a WhatsAPP, che è lo zenith di questo quadrante): a fine giornata sei polverizzato e non hai combianato nulla.

Impara a dire di no e liberati dei compiti immondizia di questo quadrante (delega o Automatizza)

La qualità della vita migliorerà sensibilemente.(leggi articolo su come lo Smartphone ti sta rendendo stupido)

Preoccupiamoci di un quadrante migliore di questo:

Quadrante 1 – NON Importante NON Urgente

Sono i ciuccia tempo:

  • televisione,
  • Youtube,
  • mail,
  • chattare

tutte cose che forse sono anche divertenti e utili per “rilassarsi” (notate le virgolette) ma di cui devi liberarti il prima possibile. E’ Ok guardare la Tv se SCEGLI di  vederti un film ma non è OK rimanere lobotomizzati per 4 ore, da quando finisci di lavorare a quando vai a dormire. (vedi Dieta digitale ) – E’ probabilmente la fase più facile da superare, dato che mancando l’urgenza molte cose cadono nel dimenticatoio. Cancella le cose qui

Quadrante 4 – IMPORTANTE – URGENTE

Dato che non tutto va come preventivato e succedono degli imprevisti questa è l’area che non si può evitare: per quanto le urgenze siano stressanti, le cose importanti vanno portate a termine.

E’ il quadrante più pericoloso, perchè al contrario dei precedenti che sono sacrificabili questo impone all’azione e sappiamo benissimo che lavorare sotto stress continuo fa malissimo alla salute e all’efficenza.

Quando una cosa è qui, falla e falla SUBITO e fai in modo che nulla entri qui.

In teoria sul medio periodo qui dovrebbero esistere solo gli imprevisti di un certo peso:

  • Parente all’ospedale
  • Infortuni vari
  • Crisi aziendale (collega che vuole licenziarsi)

Quadrante 2 – NON Urgente & IMPORTANTE

Questo è il miglior quadrante e dovresti impegnarti per fare in modo che TUTTE le tue attività ricadano in quest settore.

Qualche esempio:

  • Attività fisica
  • Leggere un libro
  • fare il genitore
  • Gestire un progetto (in maniera proattiva) al lavoro

Lavora solo per le cose davvero importanti per te e per di più senza lo stress di doverle fare per “ieri”.

Qualche appunto

Se non siamo abbastanza disciplinati da fare qualcosina tutti i giorni nella direzione giusta (ovvero il 4 quadrante)  in breve tempo la maggior parte delle cose andrà a intasare il quadrante 4 (urgenti e importanti) , che come dicevo è il più pericoloso e stressante: tutto diventa un’emergenza.

Il nostro focus sarà quindi quello di impegnarci giornalmente nel separare i nostri compiti e metterli nel quadrante giusto. Non rimandate le cose importanti all’infinito fino a quando sono una faccenda di vita o di morte. Le urgenze succedono ma lavoriamo per tenerle al minimo !

Elimina prima di ottimizzare

Questa è stata ( e lo è ancora adesso) un’area di miglioramento: sforzarmi a prendere delle decisioni e cancellare ogni compito che non mi porta verso la mia missione di vita.

Cosa si può cancellare?

Diciamoci la verità, spesso avere tutti questi tool di produttivita, ottimizzazione e gestione del tempo per evitarci la domanda critica: “Ne ho davvero bisogno? Devo davvero farlo?”

Per chi è come me l’essere impegnato su 100 fronti e cercare di ottimizzare ( o lavorare la notte, come adesso :-) è molto più facile che prendere la decisione di cancellare un compito.

Essere impegnati è una forma di pigrizia – pensiero pigro e azione indiscriminata

– Tim Ferriss

Trovo quindi la matrice di Eisenhower Method particolarmente utile perchè mi spinge a scegliere quello che è necessario e muore le cose nel riquadro “Cancellare” invece che fare il mulo su cose che non portano a nulla… E diciamoci la verità: cancellare tutte le cose inutili libera tanto di quel tempo che le strategie di ottimizzazioni non sono nemmeno cosi “urgenti” ;-)

Altra nota: se non si hanno degli obiettivi verso cui andare è difficile cosa cancellare. Chiediti quindi:

  • Lavoro per andare verso cosa?
  • Quali sono i miei valori ?

Eisenhower Method è quindi perfetta ?

no, però è un attrezzo molto utile e decisamente veloce da implementare.

Aggiungiamo un pizzico di Sale al modello

Una mia aggiunta ( da fare quando si è capito come funziona la tabella) è il COSTO dell’attività. Non solo in fatto di denaro, ma sopratutto di tempo e risorse mentali e fisiche. David Allen nel GTD (= Getting Thing Done / detto Fatto) ne parla… se una cosa ha bisogno di due minuti… falla subito.

Come si rapporta con gli altri sistemi di Gestione del tempo ?

Molto bene:

Tool Online

  • https://ballertodo.com

Abbiamo Parlato di

 Autore: Mario Furlan

Titolo: Risveglia il campione in te

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 Autore: Stephen Covey

Titolo: Le Sette Regole per Avere Successo

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 Autore: Brian Tracy

Titolo: Non Fare lo Struzzo! (Eat the frog)

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 Autore: David Allen

Titolo: Detto, fatto! L’arte dell’efficienza (Get Things Done)

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Scritto da
Manolo Macchetta
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