Pomodoro Technique

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La Pomodoro Technique, Tecnica del pomodoro, è la creazione dell’italiano Francesco Cirillo quando, da studente in ingegneria, stava cercando un metodo per gestire meglio il suo studio. Tra alti e bassi la uso da molti anni, e devo dire che si è rivelata una delle tecniche migliori per la gestione del tempo: nello specifica è ottima per

  • Abituarsi /Allenarsi per entrare nello stato di deep work
  • Scoprire quanto (poco) si produce davvero
  • e in parte anche come supporto per instaurare nuove abitudini.

Questo metodo, come vedremo ti permette di superare la procrastinazione, riducendo i compiti in blocchi più piccolo e gestibili. Il controllo sul lavoro aumenta, e in breve tempo si raggiunge uno stato di soddisfazione per le cose fatte.

Se lavori in proprio o hai un progetto a cui credi di non dedicare abbastanza tempo, sei sempre di corsa, fai tardi perchè non hai fatto abbastanza durante il giorno. Questa tecnica è per te!

In fondo all’articolo c’è la video recensione del libro omonimo di Francesco Cirillo – Pomodoro Technique

Cirillo è vivo e vegeto e ne parla qui: https://cirillocompany.de/pages/pomodoro-technique

Contenuti

Perchè parlo della Pomodoro Tecnique

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La Tecnica del pomodoro in 5 passi

Sotto ne parlo in maniera estesa: ecco qui i 5 passi

  1. Scegli un compito che devi completare
  2. Metti il timer a 25 minuti
  3. Lavora a testa bassa, senza distrarti per nessun motivo fino a quando suona il timer.
  4. Quando suona, spunta il primo pomodoro sulla lista e metti giù la biro.
  5. Pausa da 5 minuti
  6. Riparti e fai 4 cicli: il quarto vuole una pausa più lunga, almeno 15 minuti

La Pomodoro Technique ha TRE punti di forza incredibili:

  • è semplicissima da applicare da subito
  • è molto efficace per strutturare il tuo tempo.
  • Funziona benissimo con altri sistemi: questo perchè, a ben guardare, la Pomodoro Technique si concentra su come fai il lavoro e non su come lo organizzi.

come benefici secondari:

  • l’amplificazione della motivazione quando vedi che stai facendo le cose.
  • lo scompattamento in pacchetti più piccoli ti obbliga a prenderti quei 2 minuti per studiare il compito specifico che devi affrontare invece che buttarsi a capofitto nel progetto senza criterio: spesso si ottengono nuovi spunti.
  • Per lo stesso motivo la tecnica del pomodoro è utile per uscire da empasse se i progetti sono troppo grossi da gestire oppure ambigui e non sai dove partire.
  • E sempre per questa modalità di gestione si raggiunge uno stato di flusso e produttività molto più velocemente e si riesce a essere produttivi quasi da subito.
  • Ti fa lavorare davvero per 25 minuti di fila. E scoprirai quante cose si possono fare in quasi mezz’ora.
  • Si innesta benissimo in altri modelli di gestione. La Pomodoro ti dice come lavorare e non come organizzare il lavoro, e quindi è perfetta da utilizzare con altri sistemi di time managemente. Io la uso sul mio (quasi) bullet Journal insieme alla Regola del tre della Agile Management, alla matrice Importante urgente , al 6Changes di Babauta, il modello “eat the frog di Brian Tracy”, ed anche alla regola dei 2 minuti di David Allen.

Difetti principale:

  • Si rischia di confondere la tecnica e le “tacche” con la produzione. La tecnica è solo un mezzo per produrre… non il fine!
  • Cosi come l’effetto di vedere il compito procedere è molto motivante quando prendete il ritmo, accorgersi che raramente si riesce a fare più di 3-4 pomodori interi in una giornata può minare un po’ le propria voglia di mettersi sotto (ma non cedere, dopo qualche giorno si raggiunge una concentrazione molto maggiore).
  • La frustrazione, all’inizio, di non riuscire a programmare bene i tempi
  • ultimo ma non ultimo: la tolleranza verso i colleghi ciuccia tempo calerà drasticamente… Non diventare scortese quando gli farai notare che è un impedimento alla tua produzione (potresti usare il Modello della comunicazione non violenta )

Procrastinazione e Attention Span: il mondo va in direzione opposta ai tuoi interessi.

  • Procrastinare. termine ormai entrato nell’uso comune vuol dire rimandare, perdere tempo.
  • Attention Span. traducibile come “intervallo in cui riesci a mantenere l’attenzione“, è ancora più recente come termine. I social network e la richiesta di attenzione continua che richiedono hanno decimato la capacità di concentrazione.

Parliamo adesso della Tecnica del Pomodoro

Siamo negli anni 90: Francesco, giovane studente di ingegneria, non riesce a studiare come vorrebbe… appena si mette sui libri pensa che prima dovrebbe mangiare qualcosina, poi viene un suo amico per pausa sigaretta, poi una sua amica per fre due chiacchere.
Si rende conto che così non va da nessuna parte, fino a quando per un qualche motivo decide di misurare il suo studio i suoi blocchi lavorativi da 25 minuti, e misura tutto con uno di quei timer a forma di pomodoro, che erano onnipresenti a quei tempi nelle cucine italiane.

Una scena tipo questa quindi:

Suddividi il tuo lavoro in piccoli pomodori per poterlo rendere più gestibile

Per la maggior parte di noi – per me lo è stato senz’altro -, quando si parla di portare a termine un’attività, il tempo da diventare una costante diventa varaibile : sembra allungarsi in maniera infinita quando si sta cercando di finire la prima pagina di quel pallosissimo documento, e poi invece scorre velocissimo quando si perde del tempo a navigare su Internet.

E prima di riuscire a terminare quella cazzo di prima pagina, è già arrivato il momento di smettere di lavorare.  Guardi la lista delle cose da fare e si nota che non si è riusciti a concludere nulla. Anche oggi.

Ancora una volta la giornata è stata sprecata sorseggiando caffè, chiacchierando con i colleghi e controllando le e-mail: senso di incompletezza, di colpa, di incapacità… tutte pessime sensazioni.

Magari ti porti il lavoro a casa, o decidi di studiare dopo cena… e invece perdi nuovamente la maggior parte del tuo tempo a navigare su Internet e a controllare Facebook.

Dopo un’altra notte in cui non hai concluso niente, vai a letto frustrato e stanco, dormi malissimo perchè magari sei stato davanti al video fino a 10 minuti prima di spegnere la luce… e questo solo per poi svegliarti il mattino successivo e ripetere nuovamente lo stesso ciclo vizioso.

Questa è una routine che molti di noi conoscono fin troppo bene. Se questo è ciò che caratterizza anche la tua giornata lavorativa tipica e sei qui a cercare una soluzione… Gioisci adesso!

Non solo te ne sei reso conto e hai cercato online, ma ti è andata di doppio culo capitando qui su cocooa.

Come si mangia un elefante? un morso alla volta!

Fortunatamente, è alquanto facile invertire questa dannosa abitudine: tutto ciò che dobbiamo fare è dividere il nostro lavoro in piccole e gestibili attività, e lavorare entro questi segmenti senza nessun tipo di pausa od interruzione.

Ripeto: nessun tipo di pausa o interruzione

Questo concetto è stato utilizzato per creare la tecnica Pomodoro. L’idea è questa:

  • Regola un timer a 25 minuti (Se vuoi proprio essere fedele al metodo, usa un timer a forma di pomodoro, qui in Italia sono ancora popolari) e utilizza questo tempo per concentrarti su una singola attività che hai scelto precedentemente (qui hai l’imbarazzo della scelta sul metodo di gestione del tempo da utilizzare per pianificare). Questo segmento di 25 minuti è chiamato “pomodoro”.
  • Una volta che il timer suona, prenditi una pausa di cinque minuti per rilassarti, bere un bicchiere d’acqua o fare due passi.

Dopo la tua pausa ti sentirai rinfrescato e impaziente per iniziare il tuo prossimo pomodoro…

Strutturare il tuo lavoro in piccoli pomodori è così semplice e benefico che non c’è ragione per non provarlo: non devi imparare alcuna tecnica sofisticata o comprarti attrezzature dispendiose (se il tuo braccino è corto esistono i timer free sul computer), eppure aiuta tutti a disfarsi della colpa e dell’ansia causati dalla procrastinazione.

Usare la tecnica Pomodoro ti aiuta a riprendere il controllo della tua giornata attraverso il lavoro mirato. 20 anni dopo questo stato viene chiamato Deep Work, ma ne parleremo da un’altra parte.

Se per te 25 minuti sono troppo pochi…. è esattemente questa la forza. Devi quasi sforzarti a non riuscire a mantenere la concentrazione necessaria in questo arco di tempo, forzatamente minuscolo. E sapere che potrai interrompere il tuo lavoro su quella noiosa presentazione dopo solo 25 minuti, e pasare  ad altro più godurioso ti dà una motivazione in più per non procrastinare.

Quanto produci davvero in un giorno?

Non puoi scalare il Monte Everest con un solo salto. Cercare di portare a termine qualsiasi tipo di attività grande in una sola volta è scoraggiante e porta alla procrastinazione: butti via la maggior parte del tuo tempo a non fare nulla e poi, appena prima della scadenza, sgobbi per portare a termine tutto in una volta.

Tuttavia, porsi l’obiettivo di 10 pomodori al giorno (che sono soltanto 250 minuti – ma se ben investiti valgono tantissimo), rende ogni passo della scalata più semplice da gestire…

Alto il morale, radioso il futuro

La tecnica Pomodoro ti aiuta, inoltre, a tenere alto il tuo morale. Considera che ogni pomodoro è semplice da gestire in maniera autonoma già dall’inizio, e non dovrai fermarti a pensare all’intero progetto da terminare. Inoltre, il ritmo costante dagli intervalli di 25 minuti evita di sfinirti, risparmiando così energie e sanità mentale.

Se userai la tecnica Pomodoro, torni a casa con una sensazione di soddisfazione, sapendo che, a tutti gli effetti, hai portato a termine qualcosa durante la tua giornata lavorativa. E la sera la puoi utilizzare in qualcosa di meglio che giocare il recupero della giornata persa.

Le regole della tecnica del Pomodoro

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Regola 1: Non esiste un “mezzo pomodoro”: i pomodori sono sempre lunghi 25 minuti.

Questa tecnica funziona solamente se seguirai le sue regole. La prima e la più importante di queste regole è che ci sono soltanto pomodori interi: nessuna metà, nessun 80% e specialmente nessuno che potrai terminare un minuto prima che il tuo timer abbia suonato. Una volta che hai settato il tuo timer, ti impegni a 25 minuti di lavoro incentrato su quella presentazione. Non fermarti per nessuna ragione prima che questi 25 minuti siano conclusi.

Questo significa non cedere alla tentazione di andare a prendersi uno snack al volo, di non controllare la casella e-mail o di fare altro, non importa quanto poco tempo questa attività ti porti via.

Ripartire da capo

Nel caso in cui cedi alla tentazione di controllare la tua posta elettronica in un momento di debolezza, cancella immediatamente il tuo pomodoro e ricomincia da capo. I pomodori incompleti non contano!

Domanda: Perché devo essere così rigido con me stesso?

Perchè fin’ora sei stato un mollaccione, ecco perchè. Devi costruire il muscolo della concentrazione. Allenalo come hanno fatto in decine di migliaia di persone prima di te.

Quello che tu vuoi arrivare a fare è interiorizzare questa abitudine in modo che da riuscire a lavorare con la tecnica Pomodoro (o suoi miglioramenti sucessivi) senza dover nemmeno fermarti a pensare ad essa.

L’adesione completa e rigida alle regole è l’unico modo per disciplinare te stesso e fare in modo che avvenga un reale cambiamento nel tuo approccio al lavoro.

Domanda: Ma quindi che cosa succede se riesci a terminare un’attività in soli 20 minuti al posto di 25?

Semplice: continui.

Chiedi a te stesso se c’è qualcosa d’altro che puoi fare per rivedere o migliorare la tua presentazione. Sei sicuro di aver utilizzato il font migliore? Ci sono punti di vista multipli? errori di ortografia? l’hai ripassata quanto dovevi?

Se finisci prima del tempo, non dichiarare concluso il tuo pomodoro, non incominciare la tua pausa prima del tempo e non pensare nemmeno per un attimo ad andare a controllare le tue e-mail prima che i 25 minuti siano scaduti.

Se non c’è davvero nient’altro che puoi fare per migliorare il tuo lavoro e ci sono ancora due minuti di tempo rimasti, allora rivedi comunque tutto quello che hai fatto sino a quel momento e traine un riassunto che possa rimanere ben impresso nella tua memoria.

Finisci quando ancora mancano 15 minuti e non vuoi stare li a grattarti le balle?

Ok, prenditi la pausa e poi riparti, non avrai completato il pomodoro ma comunque sei andato avanti nei tuoi compiti.

Ripeto: NON confondere il mezzo (Pomodori) con il fine (Portare a termine il lavoro), magari pianifica meglio i tempi

Regola 2: Pausa, Pausa, Pausa e poi Pausa ancora più lunga

Devi assolutamente prenderti una pausa al termine di ogni pomodoro. Le pause non sono un optional!

Una volta che hai concluso un pomodoro, salvato tutto il tuo lavoro e depennata questo blocco di attività dalla tua lista di cose da fare, non ti rimane che osservare la seconda (ma non per questo meno importante della prima) regola: le pause sono obbligatorie.

Devi prendere questa cosa molto seriamente: se vuoi che la tua mente rimanga sempre concentrata, allora essa avrà bisogno di alcune pause. Ciò significa che non devi sprecare la tua pausa di cinque minuti a controllare le tue e-mail o mettendoti a fare qualsiasi attività che possa risultare stressante.

Piuttosto, rilassati e distraiti. Spingi l’attività che hai appena concluso fuori dalla tua mente e goditi quella piacevole sensazione di completamento. Lascia che la tua mente si ricalibri in modo che essa si possa concentrare al compito successivo che dovrai svolgere.

Cosa fare durante la pausa?

Io mi sono fatto la lista delle attività che posso fare durante la pausa:

  • Un po’ di zariadka
  • la routine Energetica
  • Rilassamente breve
  • Disegnare
  • Un saluto al sole
  • qualche minuti in Quadrupedia
  • fare Shadow boxe
  • fare una serie di flessioni
  • Burpess
  • Planks
  • in generale fare allenamento a corpo libero.
  • Puoi anche sistemare la scrivania delle cose che non ti servono più, magari spostare dei libri o dare una spolverata, ma solo se questo non ti pesa.

E se sgarro?

Se per qualche ragione non sarai fedele a questa regola, allora ti accorgerai come sarà difficile rimanere motivati. Ricordati la tua intenzione: costruire l’abitudine al deep work e allenare il tuo span di attenzione.

Avrai tutto il tempo di fare Pomodori da 45 minuti, dopo che hai imparato a utilizzare perfettamente la tecnica come è stata pensata.

Seguendo lo schema dei 25 minuti di attenzione seguiti dai 5 minuti di pausa, mostrerai alla tua mente che essa deve sostenere la concentrazione soltanto per brevi intervalli, rendendo così molto più semplice mantenere viva la giusta motivazione sul lavoro.

Se invece diluisci questo ritmo, allora non c’è ragione per cui la tua mente possa portarti a non procrastinare, in quanto essa non sarà in grado di riconoscere una chiara divisione tra il tempo in cui deve concentrarsi e quello in cui si può rilassare.

Pausa più lunga.

Oltre alla pausa di cinque minuti che dovrai fare al termine di ogni pomodoro, c’è anche un altro tipo di pausa molto importante: dopo che avrai portato a termine quattro pomodori, potrai viziarti con una pausa più lunga che va dai 15 ai 30 minuti, secondo questo schema:

La validità di questo metodo di gestione del tempo è stata comprovata piuttosto bene sia in termini di efficienza e sia per quanto riguarda il mantenimento della motivazione necessaria ad affrontare una giornata lavorativa, aiutandoti così a realizzare molto di più sentendoti molto meno stressato.

Come avrai potuto notare da te, le regole di questa tecnica sono piuttosto semplici. Ora andiamo a dare un’occhiata agli strumenti di cui avrai bisogno per utilizzare la tecnica Pomodoro e vediamo se anche loro sono semplici e chiari allo stesso modo delle sue regole…

Pomodoro Tecnique: Cosa mi serve per iniziare?

Gli strumenti necessari per la tecnica Pomodoro gli puoi trovare nella cucina di mammà:

  • Un timer
  • Un foglio per scrivere la lista

Timer

Prima di tutto procurati un timer. Non deve essere per forza di cose un timer da cucina a forma di pomodoro come l’originale, ma è sufficiente anche il cronometro disponibile sul tuo smartphone.

Secondo l’idea originale, il tuo timer dovrebbe ticchettare man mano che il tempo passa e suonare al termine dei 25 minuti. Questi segnali acustici aiutano la tua mente ad interiorizzare il passaggio da un lavoro mirato ad uno stato di relax e viceversa.

Lista

Lista, o meglio liste: avrai bisogno di due semplici liste: quella delle cose da fare per la giornata corrente e quella relativa al tuo inventario.

La prima include tutte le attività che dovrai portare a termine durante il corso della giornata, e potrebbe essere strutturata così:

  • Creare la presentazione per sommi capi – 4 pomodori
  • Trovare la location giusta per il seminario – 2 pomodori
  • Pagare le bollette – 1 pomodoro
  • … etc etc

Queste attività vengono prese da un inventario nel quale dovrai annotare tutti i compiti che desideri portare a termine in un determinato momento sia nell’immediato che in futuro.

Qui ci viene in aiuto (in ordine):

  1. La regola delle TRE cose da fare
  2. Matrice importante / urgente
  3. la pianficazione secondo il modello di Tracy (eat the frog)
  4. La regola di due minuti di Allen

Una cosa che si deve imparare è stimare quanti pomodori sono necessari per portare a compimento una determinata attività.

Personalmente l’ho trovato faticosa ma illuminante.

Alcuni trovano stiamare il tempo un’attività semplice altri invece sotto stimano o sovrastimano. Può essere che i primi tempi prendi delle cantonate devastanti ma molto presto ti accorgerai di come tutto è questione di esercizio: diventi piuttosto bravo a stimare intuitivamente di quanti segmenti di 25 minuti avrai bisogno… il tutto con discreto godimento.

Motivazione e Attenzione

Più sopra ho citato la regola del TRE: si innesta benissimo con la tecnica del pomodoro perchè aggiunge varietà.

La varietà dei task toglie la noia, migliora la concentrazione, migliora la qualità e quantità dei risultati; il che rende tutto ancora più motivante. Anche il suddividere con criterio dei task grossi in sotto compiti da 25 minuti può aiutare a rendere il tutto più vario.

Il nemico dei tuoi risultati: le interruzioni

Ci sono alcuni nemici veri in agguato, nascosti dietro le macchinette del caffe, dentro le televisioni oppure in forma di whatsapp. Le  interruzioni, e cioè ogni cosa che distoglie la tua concentrazione dall’attività che stai svolgendo e la redireziona su qualcos’altro sono il male assoluto.

Può sembrare difficile da credere, ma te ne accorgerai i primi giorni che tieni traccia di quello che fai (io l ho fatto e non ci credevo: leggi qui).

La maggior parte delle giornate lavorative delle persone consiste principalmente di un’interruzione dietro l’altra intermezzata da qualche momento di produzione.

Esse si trovano davvero ovunque e in quantità, in attesa di rovinare la tua produttività.

Ogni chiamata o e-mail che ricevi, ogni volta che cedi alla tentazione di controllare il risultato della partita di ieri della tua squadra del cuore, ogni volta che vai a prenderti uno snack o che ordini una pizza: tutte queste situazioni devastano il tuo stato di concentrazione.

Studi dicono che ogni volta che ti interrompi così a cazzo hai bisogno di 5-10 prima di riprendere il ritmo.

Due tipi di interruzioni: Interruzioni interne

Ci sono le interruzioni interne che sono generate da dentro di noi.  Esempio tipico: un pensiero che arriva alla mente interrompendo così il flusso:

  • Un’idea improvvisa per un progetto a cui intendi lavorare in futuro.
  • L’impulso di ordinare una pizza
  • Prenderti tre biscotti in dispensa
  • Guardare whatsapp un attimo per trovare delle le fotografie di adorabili gattini …
  • Il ricordo spontaneo di dover comprare il regalo di compleanno alla tua ragazza
  • … etc etc

Come gestire le interruzioni interne:

Inevitabilmente, qualcosa, qualche interruzione interna, farà capolino nella tua mente mentre starai cercando di concentrarti sul tuo compito richiedendo la tua attenzione immediata e assoluta, come un bambino che piange per avere delle caramelle.

Quando questo accade, segnatelo semplicemente da qualche parte e ritorna al tuo pomodoro. Non c’è praticamente nessun pensiero che non possa essere deferito di qualche minuto.

Una volta che il tuo pomodoro sarà finito, prenditi un momento ed esamina quel pensiero che hai segnato precedentemente, spesso quello che ti pareva incredibilmente urgente mentre eri concentrato sul tuo pomodoro, va a finire direttamente nel cestino della carta straccia. Se ti sembra ancora importante, allora spostalo nella tua lista inventario o in quella delle cose da fare durante la giornata.

Le Interruzioni Esterne

Poi ci sono anche le interruzioni esterne, e cioè provenienti da forze esterne che richiedono la tua attenzione immediata, come ad esempio:

  • Il collega che ti chiama per fare due chiacchere sul nulla.
  • L’arrivo di una mail
  • Il ragazzo delle consegne che è venuto a portarti la pizza che hai ordinato durante il tuo pomodoro precedente :-)

Queste interruzioni non sono soltanto una seccatura, ma contribuiscono a ridurre la tua produttività e ad alimentare quella sensazione di colpevolezza e frustrazione che si portano dietro quando a fine giornata non abbiamo prodotto una banana

Come gestire le interruzoni esterne

Nel caso di un’interruzione esterna, cerca di non finire troppo impaltanato negli affari altrui: fai in modo che gli altri rispettino la tua tabella di marcia. Come fare?

  1. Informali che stai lavorando a qualcosa che necessita assoluta concentrazione.
  2. Organizzati per avere dei momenti in cui puoi essere interrotto.
  3. In caso di interruzioni posticipate, risolvile non appena finito il pomodoro o non appena possibile, io per esempio mi prendo un pomodoro per tutte le telefonate che devo fare.

Se sei nel bel mezzo di un lavoro ed i tuoi colleghi, che ti piacciono e che rispetti, vogliono chiacchierare con te della puntata di Master chef di ieri sera, allora dì loro in maniera educata ma ferma che ne discuterete tra pochi minuti e che stai per arrivare-

Cosa dire quando qualcuno sta per interromperti, puoi dire: “Sono nel bel mezzo di un pomodoro, mi faccio sentire io il prima possibile” oppure: “Dammi solo 10 minuti, e poi sarò subito da te per aiutarti

Sarai sorpreso di come le persone capiranno e addirittura rispetteranno il tuo desiderio di rimanere concentrato sul tuo lavoro.

Riassumiamo ‘sta pomodoro technique

  • Il messaggio chiave contenuto in questo articolo: la tecnica Pomodoro è così semplice quanto efficace.
  • Dividi il tuo lavoro in segmenti da 25 minuti,
  • Durate questi segmenti – i pomodori – dovrai lavorare senza interruzioni.
  • Dopo ogni pomoro prenditi obbligatoriamente una pausa per rilassarti e ricaricare le tue batterie
  • Impara a gestire le interruzioni

Software per la Pomodoro Tecnique

la domanda è: “Manolo, io sono un ragazzo ggiovane, voglio mettere il timer sul cellulare, Conosci del software adatto?”

Personalmente credo che utilizzare un software non sia la scelta migliore:

Detto ciò

Tecnica Pomodoro: Risorse Gratuite da scaricare

PDF

Ecco dei template di pdf da scaricare

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