Suddividi il tuo lavoro in piccoli pomodori per poterlo rendere più gestibile

Per la maggior parte di noi - per me lo è stato senz'altro - quando si parla di portare a termine un’attività, il tempo da diventare una costante diventa variabile : sembra allungarsi in maniera infinita quando si sta cercando di finire la prima pagina di quel pallosissimo documento, e poi invece scorre velocissimo quando si perde del tempo a navigare su Internet.

E prima di riuscire a terminare quella cazzo di prima pagina, è già arrivato il momento di smettere di lavorare. Guardi la lista delle cose da fare e noti che non sei riuscito a concludere nulla. Anche oggi.

Ancora una volta la giornata è stata sprecata sorseggiando caffè, chiacchierando con i colleghi e controllando le e-mail: senso di incompletezza, di colpa, di incapacità... tutte pessime sensazioni.

Magari ti porti il lavoro a casa, o decidi di studiare dopo cena... e invece perdi nuovamente la maggior parte del tuo tempo a navigare su Internet e a controllare Facebook.

Dopo un’altra notte in cui non hai concluso niente, vai a letto frustrato e stanco, dormi malissimo perchè magari sei stato davanti al video fino a 10 minuti prima di spegnere la luce... e questo solo per poi svegliarti il mattino successivo e ripetere nuovamente lo stesso ciclo vizioso.

Questa è una routine che molti di noi conoscono fin troppo bene. Se questo è ciò che caratterizza anche la tua giornata lavorativa tipica e sei qui a cercare una soluzione... Gioisci adesso!

Non solo te ne sei reso conto e hai cercato online, ma ti è andata di doppio culo capitando qui su cocooa.

Come si mangia un elefante? Un morso alla volta!

Fortunatamente, è alquanto facile invertire questa dannosa abitudine: tutto ciò che dobbiamo fare è dividere il nostro lavoro in piccole e gestibili attività, e lavorare entro questi segmenti senza nessun tipo di pausa o interruzione.

Ripeto: nessun tipo di pausa o interruzione

Questo concetto è stato utilizzato per creare la tecnica Pomodoro. L’idea è questa:

• Regola un timer a 25 minuti (Se vuoi proprio essere fedele al metodo, usa un timer a forma di pomodoro, qui in Italia sono ancora popolari) e utilizza questo tempo per concentrarti su una singola attività che hai scelto precedentemente (qui hai l'imbarazzo della scelta sul metodo di gestione del tempo da utilizzare per pianificare). Questo segmento di 25 minuti è chiamato "pomodoro".
• Una volta che il timer suona, prenditi una pausa di cinque minuti per rilassarti, bere un bicchiere d’acqua o fare due passi.

Dopo la tua pausa ti sentirai rinfrescato e impaziente per iniziare il tuo prossimo pomodoro...

Strutturare il tuo lavoro in piccoli pomodori è così semplice e benefico che non c’è ragione per non provarlo: non devi imparare alcuna tecnica sofisticata o comprarti attrezzature dispendiose (se il tuo braccino è corto esistono i timer free sul computer), eppure aiuta tutti a disfarsi della colpa e dell’ansia causati dalla procrastinazione.

Usare la tecnica Pomodoro ti aiuta a riprendere il controllo della tua giornata attraverso il lavoro mirato. 20 anni dopo questo stato viene chiamato Deep Work, ma ne parleremo da un'altra parte.

Se per te 25 minuti sono troppo pochi.... è esattemente questa la forza. Devi quasi sforzarti a non riuscire a mantenere la concentrazione necessaria in questo arco di tempo, forzatamente minuscolo. E sapere che potrai interrompere il tuo lavoro su quella noiosa presentazione dopo solo 25 minuti, e pasare  ad altro più godurioso ti dà una motivazione in più per non procrastinare.

Quanto produci davvero in un giorno?

Non puoi scalare il Monte Everest con un solo salto. Cercare di portare a termine qualsiasi tipo di attività grande in una sola volta è scoraggiante e porta alla procrastinazione: butti via la maggior parte del tuo tempo a non fare nulla e poi, appena prima della scadenza, sgobbi per portare a termine tutto in una volta.

Tuttavia, porsi l’obiettivo di 10 pomodori al giorno (che sono soltanto 250 minuti - ma se ben investiti valgono tantissimo), rende ogni passo della scalata più semplice da gestire...

Alto il morale, radioso il futuro

La tecnica del Pomodoro ti aiuta, inoltre, a tenere alto il tuo morale. Considera che ogni pomodoro è semplice da gestire in maniera autonoma già dall’inizio, e non dovrai fermarti a pensare all’intero progetto da terminare. Inoltre, il ritmo costante degli intervalli di 25 minuti evita di sfinirti, facendoti risparmiare così energie e sanità mentale.

Se userai la tecnica del Pomodoro, tornerai a casa con una sensazione di soddisfazione, sapendo che, a tutti gli effetti, hai portato a termine qualcosa durante la tua giornata lavorativa. E la sera la puoi utilizzare facendo qualcosa di meglio che recuperare la giornata persa.

Le regole della tecnica del Pomodoro

Regola 1: Non esiste un “mezzo pomodoro”: i pomodori sono sempre lunghi 25 minuti.

Questa tecnica funziona solamente se seguirai le sue regole. La prima e la più importante di queste regole è che ci sono soltanto pomodori interi: nessuna metà, nessun 80% e specialmente nessuno che potrai terminare un minuto prima che il tuo timer abbia suonato. Una volta che hai settato il tuo timer, ti impegni a 25 minuti di lavoro incentrato su quella presentazione.

Non fermarti per nessuna ragione prima che questi 25 minuti siano conclusi.

Questo significa non cedere alla tentazione di andare a prendersi uno snack al volo, di controllare la casella e-mail o di fare altro, non importa quanto poco tempo questa attività ti porti via.

Ripartire da capo

Nel caso in cui cedi alla tentazione di controllare la tua posta elettronica in un momento di debolezza, cancella immediatamente il tuo pomodoro e ricomincia da capo. I pomodori incompleti non contano!

Domanda: Perché devo essere così rigido con me stesso?

Perchè fin'ora sei stato un mollaccione, ecco perchè. Devi costruire il muscolo della concentrazione. Allenalo come hanno fatto in decine di migliaia di persone prima di te.

Quello che tu vuoi arrivare a fare è interiorizzare questa abitudine in modo che da riuscire a lavorare con la tecnica Pomodoro (o suoi miglioramenti sucessivi) senza dover nemmeno fermarti a pensare ad essa.

L’adesione completa e rigida alle regole è l’unico modo per disciplinare te stesso e fare in modo che avvenga un reale cambiamento nel tuo approccio al lavoro.

Domanda: Ma quindi che cosa succede se riesci a terminare un’attività in soli 20 minuti al posto di 25?

Semplice: continui.

Chiedi a te stesso se c’è qualcosa d’altro che puoi fare per rivedere o migliorare la tua presentazione. Sei sicuro di aver utilizzato il font migliore? Ci sono punti di vista multipli? Errori di ortografia? L'hai ripassata quanto dovevi?

Se finisci prima del tempo, non dichiarare concluso il tuo pomodoro, non incominciare la tua pausa prima del tempo e non pensare nemmeno per un attimo ad andare a controllare le tue e-mail prima che i 25 minuti siano scaduti.

Se non c’è davvero nient’altro che puoi fare per migliorare il tuo lavoro e ci sono ancora due minuti di tempo rimasti, allora rivedi comunque tutto quello che hai fatto sino a quel momento e traine un riassunto che possa rimanere ben impresso nella tua memoria.

Finisci quando ancora mancano 15 minuti e non vuoi stare li a grattarti le balle?

Ok, prenditi la pausa e poi riparti, non avrai completato il pomodoro ma comunque sei andato avanti nei tuoi compiti.

Ripeto: NON confondere il mezzo (Pomodori) con il fine (Portare a termine il lavoro). Magari pianifica meglio i tempi

Regola 2: Pausa, Pausa, Pausa e poi Pausa ancora più lunga

Devi assolutamente prenderti una pausa al termine di ogni pomodoro. Le pause non sono un optional!

Una volta che hai concluso un pomodoro, salvato tutto il tuo lavoro e depennato questo blocco di attività dalla tua lista di cose da fare, non ti rimane che osservare la seconda (ma non per questo meno importante della prima) regola: le pause sono obbligatorie.

Devi prendere questa cosa molto seriamente: se vuoi che la tua mente rimanga sempre concentrata, allora essa avrà bisogno di alcune pause. Ciò significa che non devi sprecare la tua pausa di cinque minuti a controllare le tue e-mail o mettendoti a fare qualsiasi attività che possa risultare stressante.

Piuttosto, rilassati e distraiti. Spingi l’attività che hai appena concluso fuori dalla tua mente e goditi quella piacevole sensazione di completamento. Lascia che la tua mente si ricalibri in modo che essa si possa concentrare al compito successivo che dovrai svolgere.

Cosa fare durante la pausa?

Io mi sono fatto la lista delle attività che posso fare durante la pausa:

• Un po' di zariadka
• la routine Energetica
• Rilassamente breve
• Disegnare
• Un saluto al sole
• Qualche minuto in Quadrupedia
• Fare Shadow boxe
• Fare una serie di flessioni
• Burpess
• Planks
• In generale fare allenamento a corpo libero.
• Puoi anche sistemare la scrivania delle cose che non ti servono più, magari spostare dei libri o dare una spolverata, ma solo se questo non ti pesa.

E se sgarro?

Se per qualche ragione non sarai fedele a questa regola, allora ti accorgerai come sarà difficile rimanere motivati. Ricordati la tua intenzione: costruire l'abitudine al deep work e allenare il tuo span di attenzione.

Avrai tutto il tempo di fare Pomodori da 45 minuti, dopo che avrai imparato a utilizzare perfettamente la tecnica come è stata pensata.

Seguendo lo schema dei 25 minuti di attenzione seguiti dai 5 minuti di pausa, mostrerai alla tua mente che essa deve sostenere la concentrazione soltanto per brevi intervalli, rendendo così molto più semplice mantenere viva la giusta motivazione sul lavoro.

Se invece diluisci questo ritmo, allora non c’è ragione per cui la tua mente possa portarti a non procrastinare, in quanto essa non sarà in grado di riconoscere una chiara divisione tra il tempo in cui deve concentrarsi e quello in cui si può rilassare.

Pausa più lunga.

Oltre alla pausa di cinque minuti che dovrai fare al termine di ogni pomodoro, c’è anche un altro tipo di pausa molto importante: dopo che avrai portato a termine quattro pomodori, potrai viziarti con una pausa più lunga che va dai 15 ai 30 minuti.

La validità di questo metodo di gestione del tempo è stata comprovata piuttosto bene sia in termini di efficienza e sia per quanto riguarda il mantenimento della motivazione necessaria ad affrontare una giornata lavorativa, aiutandoti così a realizzare molto di più sentendoti molto meno stressato.

Come avrai potuto notare da te, le regole di questa tecnica sono piuttosto semplici. Ora andiamo a dare un’occhiata agli strumenti di cui avrai bisogno per utilizzare la tecnica del Pomodoro e vediamo se anche loro sono semplici e chiari allo stesso modo…

Pomodoro Tecnique: Cosa mi serve per iniziare?

Gli strumenti necessari per la tecnica del Pomodoro li puoi trovare nella cucina di mammà:

• Un timer
• Un foglio per scrivere la lista

Timer

Prima di tutto procurati un timer. Non deve essere per forza di cose un timer da cucina a forma di pomodoro come l’originale, ma è sufficiente anche il cronometro disponibile sul tuo smartphone.

Secondo l'idea originale, il tuo timer dovrebbe ticchettare man mano che il tempo passa e suonare al termine dei 25 minuti. Questi segnali acustici aiutano la tua mente ad interiorizzare il passaggio da un lavoro mirato ad uno stato di relax e viceversa.

Lista

Lista, o meglio liste: avrai bisogno di due semplici liste:

• Quella delle cose da fare per la giornata corrente
• Quella relativa al tuo inventario.

La prima include tutte le attività che dovrai portare a termine durante il corso della giornata, e potrebbe essere strutturata così:

• Creare la presentazione per sommi capi - 4 pomodori
• Trovare la location giusta per il seminario - 2 pomodori
• Pagare le bollette - 1 pomodoro
• ... etc etc

Queste attività vengono prese da un inventario nel quale dovrai annotare tutti i compiti che desideri portare a termine in un determinato momento, sia nell’immediato che in futuro.