Gestione del Tempo

La Regola Dei Due Minuti di David Allen nella gestione del tempo

Come sfruttare al meglio La Regola Dei Due Minuti di David Allen nella gestione del tempo.

Ho già parlato del libro GTD (Getting Things Done) di Allen: utile per capire quanto si può gestire il tempo, ma troppo complicato da gestire per il sottoscritto: ci sono però alcune cose davvero molto interessanti: una di queste è la regola dei due minuti.

In GTD (Getting Things Done) un passo importante è quello nel quale si prendono delle decisioni prima di iniziare a produrre. Questo concetto è  utilissimo e si sovrappone ad altri sistemi di produttività personale (Eat that frog di Tracy - qui le note) o anche con modelli di buon comportamento ( matrice importante-urgente).

Quindi prendi tutte le cose che hai raccolto e, una alla volta, decidi cosa hai intenzione di fare con esse.

  • Alcune vanno fatte urgentemente
  • altre hanno una priorità diversa
  • altre cancellate
  • altre delegate

Di questa lista, la prima domanda che dovrai porti quindi è se sarà necessario per te intervenire oppure no. Se la risposta sarà affermativa, lo step successivo sarà capire quale tipo di azione intraprendere... agire subito? settare un tempo? delegare?

Ed ecco dove entra in gioco la famosa Regola Dei Due Minuti: se l’azione successiva può essere svolta in due minuti allora falla subito, anche se non è un compito urgente o con alta priorità. Non devono essere esattamente due minuti d’orologio, ma anche tre ( già cinque sono troppi secondo me... in questo caso li metterei in un faldone di altre cose da fare e ci dedicherei un pomodoro).

Esempio di  decisioni da due minuti:

  • se devi leggere un breve testo per poter prendere la decisione successiva allora leggilo.
  • Se devi inviare un’e-mail o fare una chiamata veloce, allora fallo.
  • se devi andare a prendere dei libri che potrebbero servirti per l'articolo che stai scrivendo fallo subito
  • Se stai facendo pratica, ecco alcuni esempi di cose per le quali vale la pena spendere due minuti (o meno) al posto di aggiungerle ad una lista di cose da fare successivamente.
  • Cercare un termine straniero sconosciuto o il sinonimo di una parola che verrà usata in un tuo articolo
  • prendere appunti su qualcosa che ti sta passando in mente

Qual'è l'intenzione che muove la regola dei due minuti?

L’idea è questa: quando organizzi le tue attività, se subentra qualche cosa che richiede meno di due minuti per essere completata è meglio affrontarla e portarla a termine, al posto di perdere tempo a processarla ed organizzarla nella tua lista di cose da fare e tornarci sopra in un secondo momento.

La Regola Dei Due Minuti può migliorare enormemente la tua produttività, facendo sì che i tuoi progetti proseguano senza interruzione, oppure evitando che tante cose piccole sovraccarichino il tuo sistema ( so bene che tirare una bella riga sopra le cose fatte da un bel senso di soddisfazione, ma ricordiamoci che il nostro obiettivo è portare a casa il compito finale - vedi regola del tre per focalizzarti sulle cose che davvero vuoi - e non di riempiere un foglio di righe.)

Il libro di David Allen, “Detto Fatto/ Getting Things Done”,  non è uno di quei libri che tengo sul comodino solo per leggerne un paio di pagine ed esserne deliziato. Trovo però che i concetti e le tecniche esposte siano state  di grande valore per riuscire a dare una direzione alla gestione del mio tempo e della mia produttività.

Non uso consciamente un grande numero di idee GTD, ma è probabile che molte delle soluzioni che ho utilizzate subiscano il frame del sistema GTD. Riassumo: qualsiasi sistema di gestione del tempo tu utilizzi, questa intuizione del GTD è molto utile e vale la pena investigare se si può utilizzare

Scritto da Manolo Macchetta

Affascinato dalle potenzialità del cervello rimane folgorato dall'uscita di MEMO, nel 1992. Soltando 10 anni dopo inizia però a studiare altre discipline. Nel 2008 apre il suo blog di Content Curation, Cocooa.com e poco dopo anche il portale per sport di lotta e MMA Grappling-italia.com

Scopri tutti gli articoli scritti da manolo su cocooa.com , Grappling-italia.com, TantraMarketing.it ,

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