Gestione del Tempo

il sistema Zen-to-Done di Leo Babauta

Foto di msvr da Pexels

Agli inizi del blog (parliamo di metà/fine anni 2000 quindi) Babauta è stato uno degli autori americani che più ho letto e più ha plasmato il mio modo di vivere il miglioramento personale (anche se lo Zio Hack era e rimane la luce in fondo al tunnel).

Quando mi sono accorto di aver rimandato più e più volte i lettori al sistema di produttività Zen To Done (ZTD) ma di non averlo mai descritto su cocooa.com mi sono sentito un pirletti vero, tipo quelli che aprono un blog adesso.

Il nome Zen to Done è una citazione del sistema Get thing Done di Allen. GTD è un sistema mega macchinoso, probabilmente anche una bomba per chi riesce a fare micro-management, ma non ho mai conosciuto nessuno che è riuscito ad usarlo sul lungo periodo, dato che è molto costoso in termini di energia. Ho parlato e riassuanto il sistema GTD in questo articolo, che vale una lettura: Getting things Done spiegato semplice.

Per chi adesso (2019!) parla di abitudini, micro cambiamenti, migliorare dell'1% e non cita Babauta o è in malafede o non ha fatto compiti.

Ultimo: mentre scrivevo questo articolo (preso a piene mani dal blog di Babauta) mi sono accorto di come anche la mia versione del Bullet Journal (il BouBouJournal - spiegato qui) sia un grosso debitore del del ZTD.

Quindi senza indugi, vi presento

Zen To Done (ZTD): Il sistema di produttività Semplice

Zen to Done – vantaggi

ZTD invece è un ottimo sistema proprio perché risolve molti dei limiti di GTD. Babauta lo vende come:

“It’s about the habits and the doing, not the system or the tools.”

- Si tratta di abitudini e di agire, non del Sistema o degli attrezzi che si usano.

E questo cosa vuol dire?

E' semplice: non ci sono mille cose da fare, non esistono scuse per non implementarlo subito, e quando una cosa la utilizzi per settimane, inevitabilmente diventa un’abitudine.si focalizza sull’agire: se hai poche energie da investire in un sistema di produttività questo ti permette di partire subito.

Si focalizza su quello che devi fare adesso, invece che pianificare dei sistemi complicatissimi (ovvero scusa per procastinare)

I limiti di GTD (risolti da ZTD)

  1. GTD ti vuole rivoluzionare il mondo, da subito. È la sindrome dei propositi di capodanno.
    La forza di volontà non è infinita: di solito ti permette di andare avanti una settimana nella creazione di un nuovo comportamento, ma se usi questa forza di volontà per cambiare troppe cose in una volta sola bruci questa risorsa scarsa e poi torni al punto zero. Se investi questa energia nella creazione di UNA abitudine è molto più probabile riuscire a cambiare .
  2. GTD è il sogno umido dei procrastinatori: possono investire infinite ore a progettare, limare, ottimizzare un Sistema, illudendosi di fare qualcosa. Alla fine della giornata però non ti sei mosso di un passo.
    ZTD è più focalizzato sull’agire: si focalizza su 3 cose al giorno oppure lo scoglio della settimana.
  3. GTD è un Sistema troppo pretenzioso. Promette davvero tantissimo. Un piano su cui si sono investire 5 ore salta per un imprevisto, non c’è davvero modo di modificarlo. Questo crea stress e alla fine ti fa abbandonare il sistema. Quando hai una lista di cose tendi a volerle risolvere tutte.
    ZTD invece tipicamente consiglia di togliere roba
  4. GTD è un sistema che pone poca differenza tra urgente e importante. Per sua progettazione GTD è un sistema che macina tutto quello che ti si pone di fronte. Personalmente io non riesco a farlo. ZTD ti chiede di focalizzare su poche cose (quelle importanti) e di finirle. (differenza tra urgente e importante ovvero la Matrice di Eisenhower)

 Le 10 Abitudini dello ZTD

Se possibile, queste abitudini dovrebbero essere apprese e messe in pratica una alla volta o, al massimo, 2-3 alla volta. Focalizzatevi sul cambiamento di abitudine per almeno 30 giorni, poi cominciate con quella successiva. L’ ordine elencato qui sotto è solo un suggerimento – potete adottarle nell’ordine che funziona meglio per voi e non è necessario che le adottiate tutte e 10. Sperimentate e scoprite quali si adattano meglio al modo in cui lavorate. Le abitudini dalla 1 alla 8 sono le più essenziali, ma vi suggerisco di prendere in seria considerazione anche la 9 e la 10. Approfondirò ognuna di queste 10 abitudini nei prossimi post.

Racc0gliere.

Portatevi appresso un taccuino (o qualsiasi strumento di annotazione vi sia congeniale - io consiglio la versione veloce del bullet journal) e scriveteci ogni cosa da fare, idea, progetto o informazione che vi passa per la testa.

Fate uscire tutto dalla testa e mettetelo su carta, così da non dimenticarlo. Funziona così anche nel GTD, ma lo ZTD richiede di usare per l’annotazione uno strumento semplice, tascabile e facile da usare – è consigliabile (ma non obbligatorio) utilizzare un piccolo taccuino o un blocchetto di schede, per il semplice fatto che sono molto più facili da gestire di un notebook o uno smartphone.

Più ciò che usate è facile da usare, meglio è. Quando tornate a casa o in ufficio, trasferite le vostre idee in una lista di cose da fare (una semplice lista di cose-da-fare, per ora, andrà bene – si può arrivare alle liste contestuali con altre abitudini).

Svolgere.

Abitudine: prendere velocemente delle decisioni sulle c0se accumulate, non posticiparle.
Lasciare che le cose si accumulino significa procrastinare nel prendere decisioni. Gestite le vostre caselle di posta elettronica e cartacea, la segreteria e le notifiche sul vostro notebook almeno una volta al giorno. Quando vi ci dedicate, fatelo dall'alto verso il basso, prendendo una decisione su ogni elemento, come nel GTD:

  • fatelo (se ci vogliono 2 minuti o meno),
  • cestinatelo,
  • delegatelo,
  • archiviatelo,
  • o inseritelo nella vostra lista delle cose da fare o nel calendario per farlo in seguito.

Pianificare.

Abitudine: impostate delle MIT settimanali e giornaliere.
Ogni settimana, fate una lista delle che volete raggiungere e date loro la priorità nella vostra agenda. Ogni giorno, create una lista di 1-3 MIT (praticamente, le vostre Big Rocks giornaliere) e assicuratevi di portarle a termine. Svolgete le vostre MIT di mattina, così da togliervele dalla testa e da assicurarvi di finirle.

Fare (focus).

Abitudine: svolgere le task una alla volta, senza distrazioni.
Questa è una delle abitudini più importanti nello ZTD. Dovete scegliere una cosa da fare (meglio se è una delle vostre MIT) e concentrarvi su di essa fino ad escludere tutto il resto.

Per prima cosa, eliminate ogni distrazione. Spegnete il telefono, chiudete la casella di posta elettronica, staccate Internet, se possibile (altrimenti limitatevi a chiudere tutte le schede non necessarie), togliete tutto ciò che ingombra la vostra scrivania (se praticate l’abitudine 2, questo dovrebbe risultare facile). Dopodiché, impostate un tempo limite, se vi va, oppure focalizzatevi sulla vostra task il più a lungo possibile. Non fatevi distrarre. Se venite interrotti, appuntatevi ogni richiesta, nuova cosa da fare o info su un taccuino e tornate a concentrarvi sulla vostra task. Non provate a fare multi-tasking. 

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Utilizzate un sistema semplice e di cui vi fidate.

Abitudine: mantenete le liste semplici e controllatele giornalmente.
Funziona praticamente come nel GTD – fate delle liste contestuali, come @lavoro, @telefono, @casa, @commissioni, @attesa, ecc.

Lo ZTD suggerisce di mantenere queste liste il più semplici possibile. Non create un sistema complicato, continuando a provare nuovi strumenti. Per quanto sia divertente, è una perdita di tempo. Usate un taccuino o un blocchetto di schede per fare le vostre liste, o usate il programma più semplice in circolazione.

Io (Manolo) sul mio BouBou Journal ho queste categorie:

  • Clienti
  • Note/appunti, Learn, Ideas
  • Progetti personali
  • Piani e ToDOList

Non vi serve un planner, uno smartphone, Outlook o un complesso sistema di tags. Vi basta una lista per ogni contesto, e una lista di progetti che potete rivedere giornalmente o settimanalmente. Collegare azioni a più progetti, fare GANTT, project managing e simili è bello, ma può diventare troppo complicato. Mantenetevi sul semplice e focalizzatevi su quello che dovete fare proprio adesso, non sul giocare con il vostro sistema o i vostri strumenti.

Organizzare.

Abitudine: un posto per tutto.
Ogni materiale in entrata va nella vostra casella di posta in arrivo. Da lì, si trasferisce nelle vostre liste contestuali e in una cartella di azioni, o in un file nel vostro sistema di archiviazione, nella casella di posta in uscita se lo volete delegare, o nel cestino.

Mettete le cose dove devono stare immediatamente, invece di impilarle per sfoltirle in seguito. Questo manterrà la vostra scrivania pulita, così da potervi concentrare sul vostro lavoro. Non procrastinate/mettete cose da parte.

Rivedere.

Abitudine: controllate il vostro sistema e i vostri obiettivi ogni settimana.
La revisione settimanale del GTD è fantastica e lo ZTD la incorpora quasi completamente, ma con maggiore attenzione verso la revisione dei propri obiettivi. Ciò avviene anche nel GTD, ma non viene enfatizzato. Durante la revisione settimanale, dovreste analizzare ciascuno dei vostri obiettivi annuali e vedere quali progressi avete fatto su di essi nell'ultima settimana e quali azioni avete intenzione di intraprendere per portarli avanti nella prossima. Una volta al mese, prendetevi un po’ di tempo per fare una revisione mensile dei vostri obiettivi. Ogni anno, poi, dovreste fare una revisione annuale dei vostri obiettivi

Semplificare.

Abitudine: ridurre all’essenziale i propri obiettivi e le task.
Uno dei problemi del GTD è che esso prova ad affrontare ogni compito in arrivo. Questo, però, può sovraccaricarci e farci rimanere privi di concentrazione quando ci concentriamo sui compiti importanti (MIT).

Per questo lo ZTD, al contrario, suggerisce di osservare le liste dei vostri progetti e delle vostre task e di vedere se potete semplificarle. Togliete tutto a parte le task e i progetti importanti, così da potervici concentrare. Semplificate i vostri impegni e il flusso di informazioni in arrivo. Assicuratevi che tutti i vostri progetti e azioni siano in linea con i vostri obiettivi per quest’anno e per la vita. Fatelo giornalmente (brevemente, su piccola scala), durante la revisione settimanale e durante la revisione mensile.

Routine.

Abitudine: impostate e rispettate delle routine.
Il GTD è molto poco strutturato, il che può essere un punto sia di forza che di debolezza. Per alcune persone è una debolezza, perché hanno bisogno di più organizzazione. Provate a creare delle routine per vedere se quest’abitudine funziona per voi. Una routine mattutina (per esempio) potrebbe comprendere: controllare il calendario, dedicarsi alle liste contestuali, impostare le MIT per la giornata, fare esercizio, controllare notifiche e posta elettronica e fare la prima MIT del giorno.

Una routine serale potrebbe includere: controllare (di nuovo) email e notifiche, fare la revisione giornaliera, scrivere sul vostro diario, prepararvi al giorno dopo.

Una routine settimanale potrebbe includere una giornata per le commissioni, una per la lavanderia, una per la gestione delle finanze, una per le revisioni, una per la famiglia, ecc. Dipende da voi – impostate le vostre routine su voi stessi e fatele funzionare.

Trovare la propria passione.

Abitudine: cercare occupazioni che ci appassionino.
Questa potrebbe essere l’ultima abitudine da apprendere ma anche, allo stesso tempo, la più importante. Il GTD è fantastico quando si tratta di gestire i propri compiti e di cercare di non procrastinarci sopra. Tuttavia, se vi piace quello che fate, non procrastinerete – lo amerete, e vorrete farlo di più. L’abitudine da prendere è quella di essere sempre alla ricerca di cose che vi appassionino e, quando le trovate, di vedere se riuscite a trasformarle in una carriera. Fate sì che il vostro lavoro sia qualcosa che vi appassioni, non qualcosa che odiate fare, e la vostra lista delle task sembrerà quasi una lista di ricompense.

UPDATE: La versione minimalista dello ZTD

Se le 10 abitudini vi sembrano ancora troppe, Babauta ne consiglia 4 prima

Le quattro abitudini

Raccogliere.

Abitudine: acquisizione continua.

Portatevi appresso un taccuino (o qualsiasi strumento di annotazione vi sia congeniale - io consiglio la versione veloce del bullet journal) e scriveteci ogni cosa da fare, idea, progetto o informazione che vi passa per la testa.

Svolgere.

Abitudine: prendere velocemente decisione sulle cose accumulate, non posticiparle. 

Pianificare.

Abitudine: impostare delle MIT settimanali e giornaliere. 

Fare (focus).

Abitudine: svolgere le task una alla volta, senza distrazioni.
Questa è una delle abitudini più importanti nello ZTD. Dovete scegliere una cosa da fare (meglio se è una delle vostre MIT) e concentrarvi su di essa fino ad escludere tutto il resto.

Cosa viene tagliato fuori dal Sistema Minimal ZTD

Questa versione esclude sei abitudini:

avere un sistema di liste semplici,

  1. organizzare tutto,
  2. revisioni settimanali,
  3. semplificare task e progetti,
  4. impostare delle routine per sé stessi e
  5. trovare la propria passione.

Sebbene io pensi che queste sei abitudini abbiano un valore, non sono assolutamente necessarie per un sistema minimalista.

L’attuazione minimalista

Quindi, come si mette in pratica questo sistema, e di cosa si ha bisogno?

Prima di tutto, gli strumenti: un piccolo taccuino e una penna. Tutto qui.

Ecco come si attua questo sistema:

Usate il vostro taccuino per appuntarvi qualsiasi cosa appena vi viene in mente. Questo vi permetterà di togliervi le cose dalla testa senza scordarvele.

  1. Quando arrivate a casa o sulla scrivania, aggiungete queste nuove cose alla vostra lista principale di Cose-Da-Fare, che potete tenere anche nel vostro taccuino.
  2. Ogni mattina, fate una revisione della vostra lista e buttate giù 1-3 MIT che vorreste completare durante la giornata. Ecco il vostro sistema di pianificazione, non vi serve nient’altro.
  3. Completate le vostre MIT il più presto possibile. Ogni volta che vi dedicate ad una task, togliete ogni possible distrazione e focalizzatevi solo su quel compito. Non fate multi-tasking. Quando avete finito, passate alla prossima MIT
  4. Se completate le vostre MIT, controllate la lista principale e vedete qual’è la cosa più importante rimasta da fare.
  5. Fatela come descritto nello step 4. Ripetete, se necessario.

Non vi servono 10 liste diverse e, se non le avete, non avete bisogno di una revisione settimanale. Io suggerirei di settare degli obiettivi annuali e di aggiungere delle mini task per ognuno di essi alla vostra Lista Principale, ma questo è facoltativo.

Un’altra cosa facoltativa: Se ritenete che possa aiutare, in seguito, aggiungete a questo sistema minimalista qualsiasi altra abitudine fra quelle che sono state tagliate fuori.

Bonus: i Most Important Task (MIT)

Di Leo Babauta

Ne ho parlato brevemente nella mia routine mattutina, ma ho pensato di spiegare un po'di più sui MIT: le attività più importanti. Non è un concetto originale, ma lo uso quotidianamente e mi ha aiutato moltissimo.

È molto semplice: il tuo MIT è il compito che più vuoi o hai bisogno di completare durante la giornata. Nel mio caso, l'ho modificato un po'in modo da avere tre MIT - le tre cose che devo realizzare oggi.

Concludo molte più di tre cose? Ovviamente. Ma l'idea è che, qualunque cosa io faccia oggi, queste sono le cose che voglio essere sicuro di fare. Quindi, il MIT è la prima cosa che faccio ogni giorno, subito dopo aver bevuto un bicchiere d'acqua per svegliarmi.

Ed ecco la chiave per i MIT per me: almeno uno dei MIT dovrebbe essere collegato a uno dei miei obiettivi. Mentre gli altri due possono essere cose di lavoro (e di solito lo sono), uno deve essere un obiettivo per la prossima mossa. Questo mi assicura che durante la giornata sto facendo qualcosa per spostare i miei obiettivi in ??avanti.

E questo fa la differenza nel mondo. Ogni giorno ho fatto qualcosa per realizzare i miei sogni. È integrato nella mia routine mattutina: impostare un'azione successiva da realizzare per uno dei miei obiettivi. E così succede ogni giorno, automaticamente.

Un'altra chiave: fai i tuoi MIT per prima cosa al mattino, a casa o al lavoro. Se li rimanderai a dopo, sarai occupato e finirai il tempo per farlo. Toglili di mezzo e il resto della giornata scorrerà liscia come l’olio!

È una cosa così piccola da implementare, eppure mi sto entusiasmando come se fosse una grande rivelazione. A volte le piccole cose possono fare grandi differenze. Consiglio vivamente di provarlo.

Foto di msvr da Pexels

Scritto da Manolo Macchetta

Affascinato dalle potenzialità del cervello rimane folgorato dall'uscita di MEMO, nel 1992. Soltando 10 anni dopo inizia però a studiare altre discipline. Nel 2008 apre il suo blog di Content Curation, Cocooa.com e poco dopo anche il portale per sport di lotta e MMA Grappling-italia.com

Scopri tutti gli articoli scritti da manolo su cocooa.com , Grappling-italia.com, TantraMarketing.it ,

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